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Chancen der Digitalisierung für Mittelständler und Kleinbetriebe

Chancen der Digitalisierung für Mittelständler und Kleinbetriebe
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Die Digitalisierung birgt zahlreiche Chancen für Unternehmen jeder Größe. Abläufe und Prozesse können vereinfacht und beschleunigt werden.

Software für das Handwerk: „HERO“

Auch das klassische Handwerk ist längst auf den Weg in eine digitalere Arbeitswelt. Kundenanfragen wergen online generiert und die nötigen Materialien, wie selbstverständlich, ebenfalls online organisiert. 

Unsere Handwerkersoftware für alle Gewerke erleichtert Unternehmern die Verwaltung ihrer Kunden und Projekte. Hero funktioniert dezentral über eine Cloud, sodass alle Mitarbeiter von ihren jeweiligen Endgeräten zu jeder Zeit auf die Inhalte zugreifen können. Das funktioniert mit dem PC, dem Laptop oder Tablet und sogar mit dem Smartphone, und zwar mit jedem gängigen Betriebssystem. Natürlich braucht nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf jede Information, was dank der ausgeklügelten Rechteverwaltung jedoch leicht organisiert werden kann.

Die Automatisierung immer wiederkehrender Arbeitsschritte, etwa bei der Rechnungserstellung, der Belegerfassung, der Lieferantenverwaltung und auch dem Mahnwesen ist ein gutes Beispiel dafür, wie digitalisierte Prozesse die Effizienz steigern, indem sie die händische Arbeit auf ein Minimum reduzieren. Mit HERO lassen sich zudem Dokumente verwalten, Baustellen planen, Zeit erfassen und Aufmaß nehmen.

So macht Organisiertheit Spaß und man hat außerdem endlich wieder mehr Zeit für das wirkliche Geschäft.

Digitalisierung in vielen Bereichen

Jeder Unternehmer wird bestätigen, dass z.B. die Steuerberatung einen nicht unerheblichen Posten im Budget ausmachen kann. Auch hier greift die Digitalisierung den Verantwortlichen im Alltag unter die Arme. Selbstverständlich ist es bei schwierigen Fachfragen unerlässlich, einen kompetenten Steuerberater an seiner Seite zu haben, doch immer wiederkehrende Aufgaben lassen sich mit der passenden technischen Unterstützung selbst erledigen. Hier hat der Anbieter Lexware ein interessantes Einsteigerpaket geschnürt und wird so zum Partner nicht nur für Start-ups und Gründer. Auch erfahrene Unternehmen können eine Menge Geld sparen, wenn sie die Lohnanrechnung selbst in die Hand nehmen.

Das Gute ist, dank der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung lässt sich die Lohnabrechnung nun auch von Unternehmern selbst oder deren Beauftragten erledigen. Es werden nicht nur alle möglichen Fragen beantwortet schon im Programm beantwortet, auch ein kompetenter Support steht jederzeit zur Verfügung. Im Nu wird die Lohnabrechnung zu einer zügig erledigten Aufgabe.

Die Steuer selbst erledigen?

Natürlich, manche Unternehmen können auf einen Steuerberater nicht verzichten, vor allem, wenn es Komplikationen oder außergewöhnliche Konstellationen, Übernahmen, strittige Abschreibungen oder Ähnliches gibt.

Aber die Umsatzsteuer und Jahresabrechnung an das Finanzamt elstern, kinderleicht Angebote und Rechnungen schreiben und die Standardabrechnungen selbst machen, das funktioniert heute ganz einfach und eignet sich auch schon für kleinere Einzelunternehmer wie etwa Friseure oder ähnliche. Hier lassen sich meist Bankkonten, Paypal-Konten und Kreditkarten anbinden, deren Bewegungen automatisiert erfasst werden. Zahlungen werde wie von selbst den richtigen Belegen zugeordnet und können durch eine ausgeklügelte Stichworterfassung den passenden Zahlungskonten zugewiesen werden. Und für den Fall der Fälle kann der Steuerberater direkt Zugriff bekommen.

Das ist einer der Fälle, wo sich die Digitalisierung für Unternehmen ganz eindeutig bezahlt macht, indem früheres Spezialwissen nun für jeden zugänglich gemacht wird.

Die Chancen der Digitalisierung nutzen

Diese wenigen Beispiele zeigen, welche Chancen die Digitalisierung nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für kleine und mittelständische Betriebe birgt. Digitalisierte Prozesse sind vereinfacht und übernehmen Expertenaufgaben.

Die wichtigste Währung in der Wirtschaft 4.0 sind Daten, das Stichwort lautet Big Data. Zahlreich Daten werden gesammelt und können durch kluge Anwendungen auch interpretiert werden. Allerdings hinkt die deutsche Wirtschaft den Digitalisierungsprofis USA und China noch hinterher, nicht nur, was den eCommerce betrifft, der von Riesen wie Amazon und Alibaba dominiert wird. Doch es können auch andere Tools und Anwendungen sein, die ein Unternehmen vorantreiben. So etabliert sich WhatsApp immer mehr als Kommunikationsmittel mit Endkunden, die die Multichannel-Kommunikation einfordern. Dafür können Unternehmen leicht gerüstet sein:

Multichannelkommunikation und -präsentation

Sich online über ein Produkt informieren, am Telefon die Verfügbarkeit erfragen und dann vom Handy aus bestellen, bei Facebook eine Unternehmens-Bewertung abgeben und per WhatsApp wegen einer Reklamation anfragen, so könnte der Kommunikationsverlauf mit einem typischen Kunden aussehen, für den Unternehmen Ressourcen bereitstellen müssen. Nicht immer sind Chatbots und FAQs ausreichend, es müssen Mitarbeiter da sein, die mit den nötigen Informationen und auch Befugnissen ausgestattet sind, um zügig auf häufig sehr individuelle Anfragen reagieren zu können.

Alles an einem Ort – die Cloud

Auf der anderen Seite wollen Unternehmen sich auf allen möglichen Kanälen präsentieren, ohne jedes Mal alle Produktdaten neu konfigurieren zu müssen. Dank Media Asset Management und Database Publishing ist das mit einem wesentlich geringeren Aufwand möglich. Database Publishing ermöglicht die Automatisierung von Produktionsprozessen, denn relevante Produktdaten müssen nur noch in einem System erstellt und aktualisiert werden. Aus diesen Datenbeständen heraus können Medien wie Kataloge, Preislisten und viele mehr mit sehr geringem Aufwand erstellt werden. Auch digitale Publikationen sind damit möglich.

Ein Kollege braucht die aktuellen Produktbilder, der wöchentliche Facebook Beitrag muss gepostet werden und die Lizenzrechte für einige verwendete Dateien sind unklar: Media Asset Management ist die Antwort. MAM ermöglicht die dezentrale Verwaltung sämtlicher Medien wie Bilder, Videos, Audios und grafischer Dokumente. Sie werden strukturiert, mit den entsprechenden Metadaten versehen und können von jedem (befugten) Mitarbeiter verwendet werden. Dabei werden die Daten automatisch für den jeweiligen Anwendungszweck umgerechnet und entsprechend konvertiert. Moderne Cloud-Lösungen helfen hier dabei, diverse Dokumente und Dateien immer verfügbar zu ahben.

Kluge Anwendungen und innovative Programme bergen die Chancen der Digitalisierung, die ein Unternehmer nur noch ergreifen muss. Eine umfassende Information ist hierbei der erste Schritt.

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Stephan Günther

"Für eine erfolgreiche Energie- und Wärmewende ist eine realistische und unabhängige Informationsbereitstellung wichtig. Bei Energieheld ist dies unser tägliches Bestreben."

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