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Erfahrungen mit „hero“ (Dachfit GmbH & Co. KG)

Erfahrungen mit „hero“ (Dachfit GmbH & Co. KG)
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Ein Gastbeitrag von Peter Ludolf (Geschäftsführer Dachfit)

6 Monate mit hero, der Handwerkersoftware von energieheld – ein Erfahrungsbericht. Wir arbeiten seit ungefähr sechs Monaten mit hero, der SaaS-Lösung der Energieheld GmbH. DACHFIT ist nach Aussage des Geschäftsführers Philipp Lyding, einer der ersten Handwerksbetriebe, die sich für die Cloud-Software hero entschieden haben. Höchste Zeit also, für einen Erfahrungsbericht.

Unsere Erfahrungen in der Übersicht:

Unsere Ausgangslage

Um die Zusammenhänge, warum wir uns für energieheld entschieden haben, besser zu verstehen, erst einmal kurz zu uns. Das Unternehmen DACHFIT – Einblasdämmung  wurde 1998 gegründet. Wir sind Spezialisten im Bereich der Einblasdämmung.

Unsere Vertriebsmitarbeiter sind in (Nord-)Deutschland für unsere Kunden unterwegs, Minden, Hamburg, Osnabrück und Lübeck. Da ist es eine besondere Herausforderung, die Mitarbeiter zu koordinieren und neue Mitarbeiter zu integrieren.

Wir nehmen die Beziehungen zu unseren Kunden sehr ernst. Dafür sind eine optimale Kommunikation mit den Kunden und eine perfekte Projektvorbereitung unerlässlich. Mehr als 1000 zufriedene Kunden jedes Jahr geben uns Recht. Wir wollen uns immer steigern, um unserem Motto gerecht zu werden: Vorsprung durch Kompetenz

Das Versprechen der Handwerkersoftware

Im Februar 2016 haben wir uns für das Projektierungssystem hero und die kostenlose hero-App von energieheld entschieden. Warum? Naja, aus einem ganz einfachen Verwaltungsaspekt heraus.

Jeder unserer Mitarbeiter bringt aus den unterschiedlichen Kundengesprächen natürlich ganz individuelle Anfragen und Bedürfnisse mit, die bei der Angebotserstellung berücksichtigt werden müssen. Da ist es besonders praktisch, wenn alle Kundenanfragen und die einzelnen Projekte in einem System zusammenfließen könnten.

Die Software von energieheld verspricht genau dies. Über eine zentrale Steuerung ist es möglich Projekte zu verwalten und zu übergeben. Darüber hinaus können Angebote kontrolliert und überarbeitet werden.

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Die hero-App – Projektübersicht

Mit der kostenlos zur Verfügung gestellten hero-App können Projekte und Kunden auch von unterwegs verwaltet werden. Eine besonders praktische Erweiterung gerade für unsere Vertriebsmitarbeiter. Sie können bei Vor-Ort-Terminen Fotos vom Objekt machen und mit Notizen ergänzen. Diese erscheinen direkt bei unseren Mitarbeitern im Büro. Die Handwerkersoftware hero als Hilfe bei der Büro-Baustellen-Kommunikation.

Diese Fragen zur Handwerkersoftware mussten wir vorab klären

Wir waren zu Beginn eher skeptisch und stellten uns eine ganze Menge an Fragen:

Eine Software, die unsere internen Abläufe verbessern soll? Wir sind ein eingespieltes Team. Das funktioniert bei uns. Organisiert haben wir uns hauptsächlich über Excel und Papierablagen.
Die Handwerkersoftware hero ist browserbasiert, das heißt man muss die Software nicht installieren, sondern braucht nur mit einem Browser (Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox) hero aufzurufen.

Es kann auf jedem Rechner mit Internetverbindung laufen. Das ist super, aber was passiert wenn das Internet einmal ausfällt, passiert ja oft genug. Darüber hinaus haben wir uns auch gedacht, das Internet ist eine unsichere Sache. Für DACHFIT ist der Datenschutz unserer Kundendaten oberstes Gebot. Da geben wir keine Daten heraus.

Und schließlich der Preis. Dieser setzt sich aus unterschiedlichen Elementen zusammen. Das Basismodell von hero kostet für einen Nutzer und einen Standort 39,99 Euro im Monat. Wir benötigten noch fünf zusätzliche Nutzer für je 9,99 Euro im Monat. Da sind wir dann bei knapp 90 Euro im Monat. Das hört sich erst einmal ziemlich teuer an.

Aber interessiert waren wir doch. Daher haben wir um ein Beratungsgespräch mit dem energieheld Account Manager Philipp Masekowitz  gebeten und uns beraten lassen. Wir haben eine kostenlose Vorstellung erhalten, die unsere Zweifel zerstreute.

Wir nutzten Excel:

So gut Excel auch ist, man kann keine Bilder oder Aufmaße in der Datei abspeichern und wenn der Computer einmal abstürzt, ist alles weg. Was aber, wenn wir einmal detailliert auf die Kundenhistorie zurückgreifen wollen. Das ist immer mit einem Rechercheaufwand verbunden und seien wir mal ehrlich, irgendwelche Unterlagen liegen dann doch manchmal da, wo sie niemand vermutet.

Probleme kann es geben, wenn mal ein Mitarbeiter krank ist und Projekte übergeben werden müssen.

Mit hero bietet energieheld die Möglichkeit alle Projekte und alle Kundendaten an einem Ort zu verwalten. In einem Logbuch, eine Art Tagebuch für die Arbeit mit den Kunden, werden Kundenkommunikation und die jeweiligen Notizen zum Projekt festgehalten. Die Daten, die in hero eingegeben werden, stehen immer zur Verfügung. Sollte doch einmal der Computer abstürzen, kein Problem. Die Arbeit war nicht umsonst.

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Beispielhafter Auszug: Projekte in der Umsetzung in hero

Die Cloud-Software und das Internet:

Klar existiert das Internet als Unsicherheitsfaktor, gerade in einer so durchdigitalisierten Welt wie heute. Da ist es besonders wichtig, entsprechende Vorkehrungen zu treffen, falls es dann doch mal zum Ausfall kommt.

Die hero-App bietet die Möglichkeit alle Daten einsehbar und verwaltbar zu halten, auch wenn keine Internetverbindung mehr besteht.
Und der Datenschutz? Wir von DACHFIT bleiben natürlich Besitzer der Daten. Energieheld ist ein rein technischer Dienstleister bzw. verarbeitet unsere Auftragsdaten. Die Daten werden in Deutschland von keyweb gehostet. Das Unternehmen ist zertifiziert vom TÜV Saarland und garantiert den Schutz vor Datendiebstahl, Ausfall oder Beschädigung (SSL Verschlüsselung) durch Umwelteinflüsse.

Eine Frage des Geldes:

Für eine Kunden- und Projektverwaltungssoftware haben wir bisher kein Geld ausgegeben. Doch rechnet man es um, so entspricht es den Kosten eines großen Bieres pro Tag. Sicherlich nicht zu viel für weniger Arbeit, weniger Fehler und richtig eingesetzt, einem klaren Vorsprung gegenüber der Konkurrenz. energieheld bietet an, die Software 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich zu testen. 

Wie wir die Handwerkersoftware hero im Berufsalltag nutzen

Uns hat das persönliche Gespräch mit dem Account Manager  überzeugt und wir waren bereit die Handwerkersoftware  hero in unseren Geschäftsalltag zu integrieren.
Wie zu Beginn beschrieben, ist es uns besonders wichtig, die Informationen unserer Vertriebsmitarbeiter zu koordinieren und an einem Ort abzuspeichern.

Nach einer kurzen Einarbeitungsphase, wurden uns die Funktionen von hero in einem Vor-Ort-Termin bei uns in der Zentrale in Minden erklärt. In der Beratung ging man auf die wesentlichen Punkte der Handwerkersoftware ein, die für uns besonders wertvoll sind.

Das betraf das Anlegen neuer Kunden, die Pflege des Logbuchs und vor allem wie Informationen abgelegt und an Kollegen weitergegeben werden können. Für die individuelle Betreuung an diesem Punkt, einen Daumen hoch.

Wird der Kunde am Objekt besucht, so können über die Foto-Funktion der hero-App Bilder vom Objekt gemacht und diese den Kundendaten zugewiesen werden. Die Synchronisierung mit hero läuft dann automatisch. Besonders nützlich, bei der Angebotserstellung im Büro oder einer Fehleranalyse Vor-Ort.

Die Handwerkersoftware von energieheld ist modular erweiterbar und kann auf dieBedürfnisse eines jeden Handwerksbetriebes angepasst werden. Für uns waren die verschiedenen Mitarbeiter-Rollen/Rechte und Niederlassungen ebenso wichtig wie die Angebots- und Rechnungsstellung – wir wollten alles in einem System haben.

Die angesprochene Kundenhistorie ist besonders praktisch, wenn ein Projekt nach einem längeren Zeitraum wieder aufgenommen werden muss oder ein Mitarbeiter krank geworden ist und das Projekt übergeben werden soll. Auch hier einen Daumen nach oben, denn die Verwaltung von Kunde und Projekt ist intuitiv und leicht zu erlernen.

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Beispielhafter Auszug: So können Projekte in hero dargestellt und Mitarbeiter zugewiesen werden

Fazit: Für welchen Handwerksbetrieb ist die Handwerkersoftware von energieheld empfehlenswert?

Wir empfehlen energieheld für Handwerksbetriebe, die ihr Unternehmen schrittweise digitalisieren wollen und bei den eigenen Arbeitsabläufen beginnen möchten. Für Neugründungen ist hero und energieheld von Anfang an interessant, weil keine Umstellung von Systemen nötig ist.

Wer unsicher ist, ob energieheld das richtige ist, dem empfehlen wir ein Telefonat mit Philipp Lyding (Geschäftsführer von energieheld aber trotzdem immer gut zu erreichen) direkt oder mit Philipp Masekowitz – Sie erhalten dann eine Online- oder Vor-Ort-Demo.

Wenn Sie unzufrieden sind oder Funktionen vermissen, können sie das weitergeben. Das Team von energieheld setzt Kritik schnell in Verbesserungen um.


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Peter Ludolf | © Dachfit GmbH

Peter Ludolf

Autor des Gastbeitrages

Geschäftsführer und Dämmspezialist der Dachfit Einblasdämmung, seit 1998.

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Sebastian Zahn

Literatur, Redaktion und Energiewende - das sind meine Themen. Bei energieheld bin ich daher genau richtig.