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Handwerker-Apps für Zeiterfassung im Test


Ihr digitaler Stundenzettel

Beim Thema Zeiterfassung denken viele Menschen sicherlich noch an die altbekannte Stechuhr, auch wenn diese im digitalen Zeitalter nur noch selten zum Einsatz kommt. Besonders im Handwerk wird die mobile Zeiterfassung per App immer beliebter. Auf diese Weise kann die Arbeitszeit optimal strukturiert und analysiert werden, ohne lästige Stundenzettel schreiben zu müssen.

Zeiterfassung spielt in nahezu jedem Unternehmen eine Rolle. Im Handwerk ist sie bei Betrieben jeder Größe von Bedeutung, um eine fachgerechte Abschlussrechnung erstellen zu können. Obwohl sich in diesem Feld noch großes Potenzial für Kosten-Einsparungen bietet, nutzen bisher nur wenige Handwerker eine App zur Zeiterfassung, um die Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter effektiv zu strukturieren.

Zeiterfassung für Dachdecker

Heutzutage führen Dachdecker verschiedenste Arbeiten durch. Dachdecken, Dämmungen anbringen, Solaranlagen montieren oder auch Fassaden instand setzen - manchmal alles sogar an einem Tag und inklusive Fahrtzeiten zu den Kunden. Wer hier nicht den Überblick verlieren will, der sollte auf eine App zur Zeiterfassung zurückgreifen.

Zeiterfassung für Maler

Auch das Maler-Handwerk kann von einer App zur Zeiterfassung profitieren. Schleifen, grundieren, spachteln, Streichen und Spritzen gehören zu den täglichen Aufgaben eines Malers - manchmal handelt es sich dabei um Großprojekte, häufig sind es jedoch viele kleine Baustellen oder Wohnung, die einzeln angefahren und abgerechnet werden müssen. Eine App zur Zeiterfassung erhöht die Transparenz bei der Rechnungserstellung und macht das Schreiben von Stundenzetteln überflüssig.

Zeiterfassung für SHK (Sanitär, Heizung, Klima)

Im Bereich Sanitär, Heizung und Klima ist kein Arbeitstag wie der andere. In diesem Handwerk kann die Wartung von Anlagen einen großen Teil der aufgewendeten Zeit in Anspruch nehmen. Bei Wartungsverträgen und wiederkehrenden Stammkunden ist eine gute Vertrauensbasis daher unerlässlich. Eine professionelle Zeiterfassung per App ist dabei nicht der einzige, aber trotzdem ein wichtiger Baustein der Kundenzufriedenheit.

Zeiterfassung für Fensterbau

Im Fensterbau ist der Einsatz von Apps zur Zeiterfassung nicht weniger sinnvoll als bei allen anderen Gewerken. Da Fenster und ihr Einbau von Kunden häufig als sehr teuer empfunden werden, ist es ratsam, ein Programm zur Zeiterfassung zu nutzen, um Missverständnissen aus dem Weg zu gehen.

Vorteile und Nachteile der mobilen Zeiterfassung per App

Wenn Sie Ihren Betrieb auf Zeiterfassung per App umstellen möchten, dann sollten Sie im Vorfeld natürlich über jeweiligen Vorteile und Nachteile Bescheid wissen. Schon ohne tiefergehende Analyse steht jedoch fest, dass die Vorteile in den Bereichen Kosten und Umweltfreundlichkeit klar überwiegen.

Vorteile Nachteile
Genaue Zeiterfassung Abhängigkeit von Technik
Spart Zeit / Geld Akku muss aufgeladen sein
Leicht zu bedienen  
Günstige Anschaffung  
Mit Handwerkersoftware kostenlos  
Synchronisation mit Kundenverwaltung möglich  

Kosten senken durch mobile Zeiterfassung

Wer seine Arbeitszeit mobil mit einer Handy- oder Tablet-App erfasst, der spart einiges an Zeit und damit auch Kosten. Durch einfache Tastenbefehle kann sehr genau und schnell festgehalten werden, wann und wie lange gearbeitet wurde.

Händisch erstellte Stundenzettel oder Excel-Vorlagen haben bei der Zeiterfassung häufig den Nachteil, dass am Ende des Tages beim Eintragen nicht mehr ganz klar ist, über welchen Zeitraum tatsächlich gearbeitet wurde. An einem Tag werden so vielleicht nur einige Minuten unterschlagen, am Ende des Monats kann sich das Ganze jedoch auf bis zu vier Stunden aufsummieren. Die Vertrauensbasis zum Kunden wird ebenfalls gestärkt, wenn die Zeiterfassung nicht mit Excel, sondern per App durchgeführt und in der Abschlussrechnung transparent dargestellt wird.

Die Daten der Zeiterfassung helfen nicht nur beim Erstellen von Kunden-Rechnungen, sondern erleichtern auch die Gehaltsabrechnung für eigene Mitarbeiter. In der Summe können das 2 bis 5 Stunden pro Monat sein. Die gesammelten Daten helfen im Laufe der Zeit ebenfalls dabei, betriebliche Abläufe im Handwerk besser zu strukturieren, um Leerlauf und Wartezeiten der Angestellten zu vermeiden.

Zeiterfassung online mit Handwerkersoftware

Noch effektiver können Sie Ihre App zur Zeiterfassung einsetzen, wenn diese mit Ihrer Handwerkersoftware synchronisiert wird (diese Funktion ermöglichen bisher allerdings nur wenige Anbieter). Im Idealfall ist die Zeiterfassung-App dann ein kostenloser Bestandteil Ihrer Handwerkersoftware zur Kunden- und Projektverwaltung.

Die Daten der Zeiterfassung werden hierbei automatisch und schon auf der Baustelle dem jeweiligen Projekt online zugeordnet. Am eigenen Computer im Büro kann hiermit dann schnell und unkompliziert eine Rechnung erstellt werden ohne, dass die erfassten Arbeitszeiten erneut übertragen werden müssen.

Export und Analyse der erfassten Arbeitszeiten

Wie bereits beschrieben, sollte eine App zur Zeiterfassung idealer Weise synchron mit passender Handwerkersoftware verwendet werden. Auf diese Weise ist ein Export der Daten zwar gesondert möglich, aber nicht notwendig, da die erfassten Arbeitszeiten automatisch an die entscheidenden Funktionsbereiche übermittelt werden.

Wird die App zur Zeiterfassung ohne Handwerkersoftware genutzt, dann sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass ein Datenexport möglich ist. Die Auswertung und Weitergabe zur Erstellung von Rechnungen oder Ähnlichem ist dann zwar auf händischem Weg aufwändiger, aber bei Weitem einfacher, als die Arbeitszeiten vom Handydisplay abschreiben zu müssen.

Fahrtenbuch

Im Alltag eines Handwerkers können die Anfahrtszeiten bei einer gewissenhaften Tagesplanung nicht ignoriert werden. Fortschrittliche Zeiterfassung muss daher auch ein digitales Fahrtenbuch bieten. Aus Kundensicht steigt so die Transparenz der Abschlussrechnung, was wiederrum das Vertrauen in den Handwerker bestärkt.

Bei der innerbetrieblichen Planungen, Abrechnungen oder Steuererklärungen vereinfacht die Zeiterfassung mit Fahrtenbuch den Organisationsaufwand im Büro erheblich. Bei nur einem Angestellten und nur einem Firmenwagen mag dieser Vorteil nicht so sehr ins Gewicht fallen - bei steigender Zahl der Mitarbeiter potenziert sich die Zeit- und Kostenersparnis jedoch erheblich.

Nutzung auf Android, iOS, Windows und Blackberry

Seriöse Anbieter ermöglichen die Nutzung ihrer Zeiterfassung-App auf allen Plattformen wie Android, iOS, Windows und Blackberry. Achten Sie deshalb nicht nur auf die Kosten und Funktionen der App, sondern auch auf die Verträglichkeit mit Ihrem Smartphone oder Tablet.

In einigen Fällen ist eine App beispielsweise für iOS angekündigt, aber noch nicht veröffentlich - ist das Angebot gut, dann sollten Sie ruhig die Verfügbarkeit abwarten. Es empfiehlt sich nicht, vorschnell eine unbefriedigende Alternative zu wählen, nur weil diese gerade verfügbar ist.

Kosten für professionelle Zeiterfassung-App

Als Teil von umfangreicher Handwerkersoftware ist eine App zur Zeiterfassung meist kostenlos. Wie bereits erwähnt, ist diese Variante aufgrund der Kompatibilität praktisch immer vorzuziehen.

Falls doch eine eigenständige App zur Zeiterfassung gesucht wird, dann müssen Sie mit Kosten zwischen 3 und 10 Euro pro Nutzer und Monat rechnen. Einige Anbieter bieten günstigere Sondertarife, wenn die App von mindestens vier Angestellten genutzt wird.

Praxis-Test: Apps zur Zeiterfassung im Vergleich

Hier haben wir für Sie einmal die beliebtesten Apps zur Zeiterfassung im direkten Vergleich miteinander aufgestellt:

Name Beschreibung Kosten
hero Intuitive Bedienung, umfangreiches Rechte-Management, direkte Zuordnung zu Projekten in der Datenbank Im Paket mit Handwerkersoftware gratis
Clockodo Sehr individuell anpassbar. Flexible Stundensätze 5 € pro Nutzer / Monat
Finarx Modernes Design, aber wenig nutzerfreundlich in der Handhabung 5 € pro Nutzer / Monat
Greystore Kann nur nach Stunden abgerechnet werden. Nur wenige Projektdaten hinzufügbar 5 € pro Nutzer / Monat
Goodtime Veraltetes Design. Kann nur nach Stundensatz berechnet werden. 1,20 € pro Nutzer / Monat
Joli Viele Funktionen, aber kein Export der Daten möglich. 10 € pro Nutzer / Monat
Logmytime Einfach zu handhaben mit vielen Funktionen. 6,95 € pro Nutzer / Monat
Mite Eine der besten Apps zur Zeiterfassung. Viele Funktionen und Reportings möglich. 5 € pro Nutzer / Monat
primaERP Mehrsprachig, viele Funktionen und Exportmöglichkeiten. Keine Pauschalpreise möglich. Bis 3 Nutzer gratis
Timicx Mitarbeiterbezogene Zuteilung von Projekten. Verschiedene Stundensätze möglich. 8,50 € pro Nutzer / Monat
Timelog Grundsätzlich nur eine Stoppuhr. Die aufgenommenen Zeiten können gespeichert und beschriftet werden Einmalig 3,99 €
Time Note Viele Funktionen und flexibler Aufbau. Umfangreiches Rechte-Management. 5 € pro Nutzer / Monat
TimeTac Teambasiert, inklusive Urlaubsverwaltung und anderweitige Abwesenheit 15 € pro Unternehmen / Monat
Timr Inklusive Fahrtenbuch und detaillierter Projektverwaltung. 7,95 € pro Nutzer / Monat
Toggl Wenig Funktionen aber viele Schnittstellen zu anderen Apps. 5 $ pro Nutzer / Monat
Tsheets Erfassung und Planung der Arbeitszeit möglich. Anbindung an QuickBooks. 10 € pro Nutzer / Monat
Xopido Veraltetes Design, aber umfangreiches Export- und Rechte-Management. 5 € pro Nutzer / Monat
Yast Teambasiert, individuelle Farbgestaltung von Aufträgen und Projekten möglich. 7 € pro Nutzer / Monat

Arbeitsklima und Arbeitsmoral mit Zeiterfassung per App

Einigen mag die rigorose Zeiterfassung per App wie eine Art Überwachungsmaßnahme vorkommen, welche das Arbeitsklima und die Moral unterm Strich erheblich verschlechtern. Jüngste Auswertungen haben jedoch gezeigt, dass das Gegenteil der Fall ist.

Durch die GPS gestützte Stundenerfassung entfallen verschiedene Arbeitsschritte sowohl für die Handwerker auf den Baustellen, als auch für die Buchhaltung im Büro. Während die Monteure abends nicht mehr bei der Zweigstelle vorbeifahren müssen, um sich auszustempeln, muss die Buchhaltung Stundenzettel nicht mehr mühsam zusammensuchen, sondern kann alle erfassten Zeiten bequem in der Software einsehen.

Außerdem können keine Fehleinträge oder Fehler bei der Übertragung der Stundezettel ins System mehr passieren. Viele Mitarbeiter fühlen sich dadurch deutlich wertgeschätzter, weil so genau festgehalten wird, wie viel tatsächlich gearbeitet wird. Niemand muss mehr Angst haben, dass der eigene Stundenzettel mit all den Überstunden unglaubwürdig erscheint oder dass Stunden wegfallen.

Unsere Erfahrung hat uns gezeigt, dass die Transparenz mehr Vertrauen und Zufriedenheit sowohl auf Seiten der Handwerker, als auch auf Seiten der Vorgesetzten schafft. Überzeugen Sie sich selbst!

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