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Was ist eine Angebotsvorlage?

Bevor der Kunde einen Auftrag erteilt, hat er zuvor meist mehrere Angebote eingeholt, um Leistungen und Preise zu vergleichen. Kommt es dann zum Vertragsabschluss, ist das vorliegende Angebot bindend. Es muss also verlässliche Angaben enthalten, auf die beide Geschäftspartner zurückgreifen können.

Eine Angebotsvorlage hilft, ein Angebot schnell, verbindlich und korrekt zu erstellen, da sie relevante Daten und Details bereits enthält. Vorgegebene Zeilen und Spalten verhindern, wichtige Angaben zu vergessen. Die Angebotsvorlage gibt also dem Verfasser die Sicherheit, alles zu beachten, was später mal rechtsverbindlich werden könnte. Unerlässlich sind zum Beispiel die Angaben der Adressen, Angebotsdatum und -nummer sowie die geplanten Leistungen in Art, Umfang und Kosten.

Beim Erstellen von Angeboten lässt sich also mit Hilfe einer Angebotsvorlage eine Menge Zeit und Arbeit sparen, und auch der Kunde erhält sein Angebot innerhalb kürzester Zeit.

Angebotsvorlagen im Handwerk

Oft schicken Handwerker etliche kostenlose Angebote auf Anfragen heraus, von denen nur einige zum konkreten Auftrag werden. Angebote bedeuten viel Schreibarbeit ohne eine Garantie, dass sich diese Arbeit lohnt. Dennoch muss der Handwerker bei der Erstellung genau und korrekt vorgehen, denn jedes Angebot kann die Grundlage für den nächsten Auftrag werden und ihn bei Fehlern bares Geld kosten.

Eine gute Angebotsvorlage spart Arbeit, indem sie wiederkehrende Angaben wie die eigene Firmenadresse, Kontoverbindung und Steuerangaben beinhaltet. Der Handwerker kann sicher sein, keine relevanten Angaben zu vergessen, da ihn die Vorlage auf Lücken hinweist. Auch Textbausteine zur Formulierung sind bestenfalls schon vorgegeben, und der Bearbeiter braucht nur noch die individuellen Angaben für den Auftrag einzugeben und das Angebot abzuschicken. Elektronisch per Mail spart er sogar noch Portokosten und den Gang zum Briefkasten.

Vorteile und Nachteile einer Angebotsvorlage

Das Positive am Benutzen einer Angebotsvorlage ist die immense Zeit- und Arbeitsersparnis für den Handwerker. Nutzt der Handwerker eine gut vorbereitete Vorlage, kann er immer sicher sein, keine relevanten Daten zu vergessen. Meistens ist es wichtig, auf Anfragen schnell zu reagieren, denn der Markt ist groß und umkämpft. Ein schnell verschicktes Angebot hilft dem Handwerker, markt- und konkurrenzfähig zu bleiben. Die zügige Bearbeitung einer Anfrage vermittelt dem Kunden Vertrauen in den Betrieb, da er Ernst genommen wird und weiß, dass der Handwerker sich um den Auftrag bemüht.

Auch der Kunde hat Vorteile davon, wenn der Handwerker beim Erstellen seines Angebots eine Angebotsvorlage benutzt: Er erhält nach seiner Anfrage das angeforderte Angebot viel schneller, als wenn der Handwerker es erst mühsam anfertigen muss und es womöglich auf die lange Bank schiebt, weil ihm einfach die Zeit fehlt. So kann der Kunde schneller vergleichen und den Auftrag schließlich an den Handwerker mit dem besten Angebot vergeben. Gegen das Benutzen einer Angebotsvorlage spricht nichts, außer der Handwerker hat besondere Freude daran, jedes Angebot “von Null auf” zu erstellen.

Unser Tipp: Angebotsvorlage in der Anwendung

Ein gutes Programm zur Projektverwaltung bietet immer auch die Verwendung von Vorlagen zur Angebotserstellung an. Einmal eingerichtet, reicht ein Klick, um die perfekte Vorlage aufzurufen. Diese braucht dann nur noch im Bereich der geplanten Leistungen ausgefüllt zu werden. Das geschieht bestenfalls per Nutzung von Textbausteinen. Auch diese Textbausteine lassen sich individuell anfertigen und anschließend immer wieder benutzen. Per “Drag and Drop” lassen sich die zur Verfügung stehenden Leistungen anklicken und an die richtige Stelle im Angebot einfügen.

Das fertige Angebot kann sofort mit dem verbundenen Mail-Programm verschickt werden und wird anschließend archiviert. So geht kein Schriftstück verloren und kann jederzeit wieder aufgerufen werden. Entscheidet sich der Kunde für das Angebot, reicht in einem guten Programm zur Projektverwaltung ein bestätigender Klick, um das Angebot als “angenommen” zu kennzeichnen. Kommt es nach Projektende zur Rechnungsstellung, kann diese direkt aus dem bereits vorliegenden Angebot generiert werden. Der Handwerker kann frei entscheiden, ob er eine Angebotsvorlage nutzt oder nicht. Zu empfehlen ist diese Vorgehensweise aber auf jeden Fall.

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