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Was ist eine Ausgangsrechnung?

Als Ausgangsrechnung bezeichnet man eine Zahlungsaufforderung an den Kunden. Es handelt sich um eine Rechnung, die vom Betrieb gestellt wird und diesen verlässt. Die Ausgangsrechnungen generieren die Einnahmen des Unternehmens.

Der resultierende Zahlungseingang wird auf der Haben-Seite der Buchhaltung verbucht. Die Ausgangsrechnung muss bestimmte Angaben enthalten, um rechtskräftig zu sein. Sie kann gestellt werden, wenn eine Leistung erbracht wurde oder der Kunde seine Ware erhalten hat. Wird die Ausgangsrechnung bereits zum Projektstart gestellt, geht der Kunde mit der Zahlung in Vorkasse.

Da die Ausgangsrechnungen des Unternehmens von enormer Wichtigkeit sind, kann eine Rechnungsvorlage dem Handwerker helfen, diese schnell und korrekt zu erstellen. Eine zügig verschickte Ausgangsrechnung sichert im besten Fall einen schnellen Zahlungseingang.

Ausgangsrechnung im Handwerk

Liquide zu bleiben, hat eine große Wichtigkeit im Betrieb. Oft geht der Handwerker schon allein mit dem Arbeitsmaterial in hohe Vorleistungen. Das Erstellen der Ausgangsrechnungen an den Kunden erfordert häufig Disziplin, ist aber unerlässlich, da der Handwerker nur so für seine Arbeit entlohnt wird, seine Vorleistungen ausgleicht und Einnahmen generiert.

Er muss sich bei der Rechnungsstellung an Vorgaben halten, damit die Rechnung rechtswirksam ist. Bemängelt der Kunde eine fehlerhafte Zahlungsaufforderung, obliegt es dem Handwerker, die Rechnung zu korrigieren. Jede Ausgangsrechnung wird in der Buchhaltung erfasst und stellt dort eine Forderung dar.

Vorteile und Nachteile der Ausgangsrechnung

Für den Betrieb ist jede korrekt gestellte Ausgangsrechnung als positiv zu bewerten: Der Handwerker stellt den Lohn für seine geleistete oder noch zu leistende Arbeit in Rechnung und kann demnächst mit einem Zahlungseingang rechnen. Je zügiger die Ausgangsrechnung den Betrieb verlässt, desto eher ist die Begleichung durch den Kunden zu erwarten.

Manchmal ist allerdings auch beim Versenden der Rechnung Fingerspitzengefühl gefragt, denn der Erhalt der Rechnung ist für den Kunden nicht unbedingt der schönste Moment des Projekts. Deshalb kann es sinnvoll sein, die Rechnung nicht direkt mit dem letzten Handschlag zu übergeben, sondern ein paar Tage verstreichen zu lassen. Auch kann es von Vorteil sein, zu überlegen, die Rechnung am Monatsanfang zu übermitteln, wenn das Konto des Kunden die Zahlung besser zulässt als am Ende eines Monats.

Dieses liegt aber ganz im Ermessen des Handwerkers. Andere Kunden sind dankbar, die Rechnung einfach so schnell wie möglich zu erhalten, um sich zügig von der Position des Schuldners freimachen zu können. Nur eines sollte der Handwerker beim Stellen der Rechnung unbedingt vermeiden: die gesetzlichen Fristen verstreichen zu lassen. Vergisst der Handwerker, die Rechnung zu stellen, kommt es irgendwann zur Verjährung. Fällt ihm die vergessene Rechnung dann erst auf, ist der Kunde nicht mehr gezwungen, sie zu bezahlen. Soweit sollte es aber in keinem Betrieb kommen, dass ein Projekt mit einer vergessenen Rechnungsstellung endet.

Praxis-Tipp: Ausgangsrechnung in der Anwendung

Der Ausgangsrechnung liegt meistens ein zuvor erstelltes und vom Kunden angenommenes Angebot zugrunde. Hat der Handwerker dieses Angebot digital erstellt und archiviert, ist es mit einem guten Programm zur Projektverwaltung ein Leichtes, die Ausgangsrechnung daraus zu erstellen. Voraussetzung ist hierbei, dass der Handwerker sich an sein Angebot gehalten hat.

Aber auch, wenn die Rechnung sich durch unvorhersehbare Ereignisse vom Angebot unterscheiden muss, ist die Erstellung im Rahmen dieser Projektverwaltungsprogramme kein großer Aufwand mehr. Durch vorgefertigte Textbausteine kann die Rechnung simpel per “Drag and Drop” aus dem angelegten Leistungskatalog zusammengestellt werden.

Sie kann direkt per Mail an den Kunden geschickt oder auf Wunsch auch ausgedruckt werden. Egal, auf welchem Weg sie den Kunden erreicht: Wird die Rechnung im Programm der Projektverwaltung erstellt, wird sie auch dort archiviert. Kann der Handwerker den Zahlungseingang auf seinem Konto feststellen, vermerkt er dieses mit einem Klick in der digitalen Buchhaltung. Damit ist das Projekt für beide Seiten abgeschlossen. Stellt der Handwerker zum angegebenen Zahlungsziel keinen Zahlungseingang fest, erinnert ihn das Programm daran, beim Kunden nachzuhaken und gegebenenfalls zu Mahnen, denn hierbei ist die Einhaltung von Fristen wichtig.

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