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Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die der Empfänger begleichen muss, da er eine Leistung erhalten hat oder erhalten wird. Sie erhöht seine Verbindlichkeiten, also das Soll in der Buchhaltung. Die Eingangsrechnung muss faktisch richtig sein und vom Empfänger überprüft werden. Zur Überprüfung dient zum Beispiel der Lieferschein.

Die Korrektur einer fehlerhaften Rechnung obliegt ausschließlich dem Rechnungssteller. Nach Zahlung der Eingangsrechnung ist die Buchhaltung wieder ausgeglichen. Die Eingangsrechnung muss bestimmte Angaben enthalten, um rechtlich Bestand zu haben. Sie kann in der Buchhaltung über mehrere Konten gebucht werden. Eine besondere Wichtigkeit hat hier die Buchung der Mehrwertsteuer, wenn der Empfänger vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Jede Eingangsrechnung enthält ein Zahlungsziel, bis zu dem sie beglichen werden soll. Erfolgt der Zahlungseingang nicht, wird von Seiten des Rechnungsstellers die erste Mahnung fällig und somit der Mahnprozess eingeleitet.

Eingangsrechnung im Handwerk

Die Eingangsrechnungen sind im Gegensatz zu den Ausgangsrechnungen die unbeliebteren im Betrieb, denn hier muss der Handwerker zahlen. Rechnungen für Material und fremde Dienstleistungen erhöhen seine Verbindlichkeiten. Diese Ausgaben sollte der Handwerker immer gut im Blick behalten, aber ohne Vorleistung geht es in keinem Betrieb.

Eine Möglichkeit, Soll und Haben bei Materialbestellungen für Kunden schneller wieder auszugleichen, ist die zügige Weitergabe der Auslagen an den Kunden, zum Beispiel per Abschlagsrechnung zum Projektstart.

Vorteile und Nachteile der Eingangsrechnung

Als Positiv an den Eingangsrechnungen eines Betriebes lässt sich bewerten, dass der Handwerker bestenfalls sinnvoll in sein Unternehmen investiert oder Material für Aufträge gekauft hat. Viele Eingangsrechnungen können bedeuten, dass das Geschäft floriert. Auch ist es dem Handwerker manchmal möglich, Auslagen, die er für den Kunden tätigt, direkt per Vorkasse oder Abschlagszahlung vom Kunden zurückzufordern, um die eigene Belastung gering zu halten.

Negativ zu bewerten sind Eingangsrechnungen, die der Handwerker sich gerne erspart hätte. Muss er zum Beispiel neue Geräte kaufen, weil andere kaputt gegangen sind oder hat er falsches Material bestellt, dass er nicht mehr retournieren kann (zum Beispiel Maßanfertigungen, bei denen er fehlerhaft gemessen hat), sind diese Rechnungen besonders ärgerlich. Auch wiederkehrende Eingangsrechnungen aus alten Verträgen, die der Handwerker vergessen hat, zu kündigen, stellen eine unnötige Belastung des Kontos dar. Deshalb kann geraten werden, regelmäßig zu überprüfen, welche Versicherungen und Abonnements noch aktuell sind oder welche Werbemaßnahmen weiterhin geschaltet werden sollen.

Für den Kunden spielen die Eingangsrechnungen, die der beauftragte Handwerker erhält, keine Rolle, mit einer Ausnahme: Hat der Kunde sich für die Umsetzung seines Projekts für einen Handwerksbetrieb entschieden, der in Zahlungsschwierigkeiten und schlimmstenfalls in die Insolvenz gerät, kann es passieren, dass er auf seiner Baustelle oder seinen Vorauszahlungen sitzen bleibt.

Unser Tipp: Eingangsrechnung in der Anwendung

Wie der Handwerker es mit dem Bezahlen seiner Eingangsrechnungen hält, ist zunächst einmal ihm überlassen und richtet sich vermutlich nach seinen Gewohnheiten im Betrieb, dem aktuellen Kontostand und seinen persönlichen Vorlieben. Einige Handwerker zahlen jede Eingangsrechnung sofort, um den Status eines Schuldners möglichst schnell wieder loszuwerden. Bei einem ausreichenden Kontostand oder einem günstigen Dispokredit ist dieses gut machbar. Andere Handwerker rechnen genau, wann sie welche Rechnung bezahlen, um nicht ins Minus zu geraten und Zahlungsziele voll auszuschöpfen.

Ist das Konto gerade nicht gut gefüllt und wird aber ein größerer Zahlungseingang eines Kunden erwartet, kann es sich lohnen, erst auf diesen zu warten, bevor man die eigenen Schulden bezahlt. Auch wenn am Monatsende das Zahlen der Gehälter ansteht, kann es sinnvoll sein, Eingangsrechnungen noch ein paar Tage aufzuschieben. Mahngebühren gilt es zwar zu vermeiden, aber die pünktliche Zahlung der Gehälter sollte - schon allein aus Wertschätzung der Mitarbeiter gegenüber - immer im Vordergrund stehen. Mit einem guten Programm zur Projektverwaltung hat der Handwerker jederzeit den Überblick über Einnahmen und Ausgaben sowie erwartete Eingangsrechnungen und Zahlungseingänge.

Kann der Handwerker sich nicht selber um seine Buchhaltung kümmern, ist es unerlässlich, eine Vertrauensperson für diesen Aufgabenbereich zu haben, die die Zahlungen zuverlässig, mit Weitblick und im Sinne des Betriebes tätigt und den Handwerker - wenn nötig - umfassend über den Stand des Unternehmens informieren kann.

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