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Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Die Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung, die bis zu einem Betrag von 150 Euro ausgestellt werden kann. In einer Kleinbetragsrechnung ist es erlaubt, Angaben, die ansonsten zu einer rechtskräftigen Rechnung gehören, auf ein Minimum zu reduzieren.

Dadurch sollen Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt werden. Allerdings hat jeder Kunde das Recht, auch bei Beträgen unter 150 Euro auf eine ausführliche Rechnung zu bestehen. Unerlässlich ist auch, dass die Kleinbetragsrechnung trotz der wenigen Angaben korrekt ist.

Die Kleinbetragsrechnung vereinfacht für beide Seiten den Rechnungsstellungs- und Bezahlprozess bei alltäglichen und vor allem kleineren Einkäufen. Oft nimmt man sie gar nicht als Rechnung wahr. Weiß der Handwerker, dass ihm die Kleinbetragsrechnung buchhalterisch Probleme bereitet, sollte er darauf achten, eine ausführliche Rechnung zu erhalten.

Kleinbetragsrechnung im Handwerk

Kauft der Handwerker geringe Mengen an Material, hat er mit Sicherheit schon mal eine Kleinbetragsrechnung ausgehändigt bekommen, zum Beispiel einen Kassenbon oder eine handschriftliche Quittung. Auch diese Belege haben in der Buchhaltung den gleichen Stellenwert wie eine Rechnung. Sie haben nur den Einkaufs- und Bezahlvorgang für beide Seiten vereinfacht.

Genauso ist der Handwerker berechtigt, seinen Kunden Kleinbetragsrechnungen zu erstellen, um seine Schreibarbeit geringer zu halten. Besteht der Kunde bei Beträgen unter 150 Euro allerdings auf eine Rechnung, ist auch der Handwerker verpflichtet, diese auszustellen. Ebenso hat auch der Handwerker das Recht, bei einem Einkauf unter 150 Euro eine Rechnung ausgestellt zu bekommen.

Vorteile und Nachteile der Kleinbetragsrechnung

Das Positive an der Kleinbetragsrechnung ist in erster Linie die Schnelligkeit, mit der sie ausgestellt werden kann, da ausführliche Bestandteile, die eine Rechnung beinhalten muss, weggelassen werden dürfen. So sparen sich sowohl der Aussteller als auch der Empfänger eine erhebliche Menge an Zeit. Dennoch haben auch diese Belege buchhalterisch Bestand.

Als negativer Aspekt muss erwähnt werden, dass die Kleinbetragsrechnung, also ein Kassenbon oder ein Beleg unter 150 Euro, zwar wie eine ausführliche Rechnung behandelt wird, aber oft im Nachhinein bearbeitet werden muss und somit dann deutlich weniger Zeit erspart: Die Belege lassen sich oft schon allein durch ihre physische Größe, wie zum Beispiel beim Kassenbon, nicht abheften und werden dann in der Buchhaltung auf größere Papierseiten aufgeklebt, um sie archivieren zu können. Führt der Handwerker seine Buchhaltung im Rahmen eines Projektverwaltungsprogramms, werden solche Belege meist eingescannt, um sie somit digital vorliegen zu haben - auch das kostet wieder Zeit.

Auch müssen auf einer Kleinbetragsrechnung nicht zwingend die einzelnen Einkaufspositionen, sondern nur die einzelnen Beträge aufgeführt und addiert werden. In der Buchhaltung ist es aber wichtig, welche Einkäufe getätigt wurden. So kann es vorkommen, dass die Kleinbetragsrechnung im Nachhinein noch handschriftlich oder digital ergänzt und somit “erklärt” werden muss, damit klar ersichtlich ist, welche Güter eingekauft worden sind. Daraus ergibt sich dann auch der Mehrwertsteuersatz, der auf der Kleinbetragsrechnung nicht aufgeführt werden muss, in der Buchhaltung aber äußerst wichtig ist.

Praxis-Tipp: Kleinbetragsrechnung in der Anwendung

Täglich bekommen Kunden sogenannte Kleinbetragsrechnungen ausgehändigt: Beim Einkauf im Supermarkt, an der Tankstelle oder beim Bäcker um die Ecke. Diese können durchaus in ihrer Ausführlichkeit variieren: Listet der Kassenbon die einzelnen Positionen, teils sogar mit Mehrwertsteuersatz, auf und enthält den Namen des Marktes, in dem der Einkauf getätigt wurde, so enthält der Beleg des Bäckers oft nur die reine Addition der einzelnen Beträge.

Wie ausführlich der Handwerker seine Kleinbetragsrechnungen ausstellt, bleibt ihm bis auf die Pflichtangaben selbst überlassen und sollte sich danach richten, wie es sich für ihn im Alltag am einfachsten darstellt. Kommen häufig Anfragen von Kunden nach einer ausführlicheren Rechnung auch unter 150 Euro, kann der Handwerker es sich zur Gewohnheit machen, gleich auf das Ausstellen von Kleinbetragsrechnungen zu verzichten.

Eine Rechnungsvorlage, die bereits alle wichtigen Angaben enthält, ob digital oder auf Briefpapier, vereinfacht ihm hier die Arbeit um einiges. Ist er selber nicht Aussteller sondern Bezieher einer Kleinbetragsrechnung, kann auch er selbstverständlich darauf bestehen, immer eine Rechnung ausgestellt zu bekommen, um einheitliche Belege für seine Buchführung zu haben. In der Praxis stellt dieses aber einen großen Aufwand dar und wird so gut wie nie umgesetzt.

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