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Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung wird auch als Mahnung bezeichnet und soll einen säumigen Kunden auffordern, zügig seine Zahlung zu tätigen. Grundlage der Zahlungserinnerung ist eine korrekt gestellte Rechnung mit angegebenem Zahlungsziel. Wird dieses überschritten, ist der Rechnungssteller angehalten, seinen Kunden zeitnah anzumahnen.

Mit der Zahlungserinnerung beginnt rechtlich gesehen der Mahnprozess an den Schuldner. Reagiert der Kunde nicht auf die Mahnung, können im weiteren Verlauf Mahngebühren anfallen. Diese müssen für den Kunden einsehbar und nachvollziehbar sein. Überschneiden sich Zahlungseingang und Mahnung, wird das Schreiben gegenstandslos.

Ein eingeleiteter Mahnprozess ist generell für beide Seiten keine angenehme Sache. Deshalb lohnt es sich oft, zügig persönlich zu klären, warum es zum Zahlungsverzug kommt. Dennoch ist es für den Handwerker rechtlich gesehen sehr wichtig, den Kunden pünktlich anzumahnen, um anschließend nicht das Nachsehen zu haben.

Zahlungserinnerung im Handwerk

Für den Handwerker folgt auf den erledigten Auftrag die Rechnungsstellung an den Kunden und im besten Fall der schnelle Zahlungseingang. Kommt das Geld allerdings nicht bis zum angegebenen Zahlungsziel im Unternehmen an, wird es meistens unangenehm: Der Handwerker ist nun in der Pflicht, seinen Kunden anzumahnen.

Hat der Kunde die Zahlung einfach nur vergessen, ist es ihm vermutlich unangenehm, per Mahnung darauf aufmerksam gemacht zu werden. Das Wort “Zahlungserinnerung” im Briefkopf wirkt schon deutlich entspannter als die erste “Mahnung”. Zahlt der Kunde weiterhin nicht, wird eine zweite Mahnung fällig und letztendlich die Einleitung rechtlicher Schritte. Ein persönliches Gespräch mit dem Kunden kann hier aber häufig zur Klärung führen, bevor der Fall vor Gericht landet und das Verhältnis zwischen Handwerker und Kunde ruiniert ist.

Vorteile und Nachteile der Zahlungserinnerung

Das Positive an der Zahlungserinnerung ist für den Handwerker, dass er seinen Kunden zunächst freundlich an die ausstehende Rechnungsbegleichung erinnern kann. Er hält sich damit an den rechtlich vorgegebenen Weg bei seiner Zahlungsaufforderung. Auch für den Kunden ist dieser Hinweis des Handwerkers zunächst einmal positiv, wenn er die Zahlung wirklich nur vergessen hat.

Er hat nun nochmal die Möglichkeit, die Rechnung schnellstmöglich zu begleichen, um weitere Konsequenzen zu vermeiden. Die Zahlungserinnerung kann für beide Seiten ein Anstoß sein, nochmal miteinander zu kommunizieren und zu klären, woran der Zahlungsrückstand liegt: Ist der Kunde möglicherweise mit der erbrachten Leistung nicht zufrieden und wartet auf eine Nachbesserung, bevor er die Rechnung begleicht? Oder ist der Schuldner gerade in Zahlungsschwierigkeiten?

Im persönlichen Gespräch können diese Umstände oft geklärt werden, bevor sich die Fronten verhärten. Selbstverständlich muss der säumige Zahler seine Rechnung trotzdem begleichen, auch wenn er aktuell nicht liquide ist. Bei einem guten Verhältnis kann der Handwerker aber auch ein späteres Zahlungsziel gewähren. Das Negative an der Zahlungserinnerung ist immer das ungute Gefühl, das ihr obliegt. Der Handwerker muss fürchten, nur mühsam an sein Geld zu kommen, und der Kunde wird darauf hingewiesen, dass er in der Bringschuld ist - und das ist meistens unangenehm.

Praxis-Tipps: Zahlungserinnerung in der Anwendung

Kann der Handwerker bis zum Eintreffen des angegebenen Zahlungsziels keinen Zahlungseingang auf seinem Konto feststellen, ist er angehalten, den Kunden anzumahnen. Er kann dieses sofort veranlassen oder noch ein paar Tage warten, um eine leicht verzögerte Zahlung noch berücksichtigen zu können. Dieses ist die gängige Praxis, damit sich Mahnung und verspäteter Zahlungseingang möglichst nicht überschneiden.

Auch wird die erste Mahnung zumeist in freundlichem Ton verfasst, um den Kunden nicht direkt zu verprellen. Nutzt der Handwerker ein gutes Programm zur Projektverwaltung, weist dieses ihn direkt nach Verstreichen des Zahlungsziels auf die Möglichkeit der Mahnung hin und bietet Vorlagen zur Formulierung an. Hierdurch spart sich der Handwerker Zeit und kann den Mahnprozess ohne großen Aufwand starten. In diesem ersten Mahnschreiben informiert der Handwerker den Kunden, dass das Mahnverfahren eingestellt wird, wenn die Zahlung umgehend stattfindet und dass es zu einer weiteren, meist kostenpflichtigen Mahnung kommt, wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt.

Diese zweite Mahnung besitzt meistens einen schärferen und unmissverständlichen Ton und enthält zusätzlich die entstandenen Mahnkosten. Hier wird auch ausführlich auf die Konsequenzen hingewiesen, die ein weiteres Ignorieren der Zahlungsaufforderung für den Kunden hat. Im besten Fall kommt es aber für keine der beiden Parteien zu diesem unangenehmen Fall.

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