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Bautagebuch aus der Cloud


Projekte digital planen und dokumentieren

Was kennzeichnet ein gutes Bautagebuch?

Als Bautagebuch bezeichnet man ein Dokument, in dem der Fortschritt einer Baustelle nachvollziehbar dokumentiert wird. Es kann sowohl in schriftlicher, als auch in digitaler Form geführt werden. Jede Bauleitung ist verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen - es hat rechtlich Bestand und dient vor Gericht als Beweismittel. Wichtig sind hier die regelmäßigen Eintragungen sowie die Gegenzeichnungen in Form von Unterschriften aller Verantwortlichen.

Auch führen viele Handwerker Bautagebücher, um Arbeitszeiten und Materialverbrauch zu erfassen und dem Bauherren jederzeit Rechenschaft ablegen zu können. Wichtige Eigenschaften eines digitalen Bautagebuches sind ferner eine klare Struktur und eine intuitive Bedienung, sowie die Möglichkeit der Anpassung an die Bedürfnisse der Nutzer und des Betriebes.

Ohne rechtlichen Bestand sind privat geführte Aufzeichnungen des Bauherren in Form eines Bautagebuchs, mit denen er den Baufortschritt lediglich für seine interne Dokumentation festhält.

Bautagebuch im Handwerk: Sie bestimmten den Umfang

Wer wo und wie lange gearbeitet hat, welches Material wann angeliefert und verbaut wurde, wie weit welche Baustelle vorangeschritten ist und welche Vorhaben als nächstes anstehen - all diese Informationen sind für den Handwerker von großer Wichtigkeit. Deshalb führen viele Inhaber von Handwerksbetrieben Bautagebücher, damit keine Informationen verloren gehen.

Das Führen dieser Bücher in schriftlicher Form wurde mittlerweile größtenteils von Aufzeichnungen in digitaler Form abgelöst. Oft enthalten Programme zur Projektverwaltung die Kategorie “Bautagebuch”, damit der Handwerker alle wichtigen Unterlagen und Termine immer gebündelt zur Verfügung stehen hat. Für ihn hat hier vor allem die Erfassung von Arbeitszeiten große Wichtigkeit.

Auch dem Bauherren jederzeit Auskunft über den Stand der Baustelle geben zu können, ist sinnvoll. Es gibt viele Punkte, die ein Bautagebuch enthalten soll oder muss: um welche Baustelle und welches Objekt es sich handelt, das aktuelle Datum der Eintragung, die anwesenden Gewerke und Personen, den Ist-Zustand des Objekts, Informationen über das vorherrschende Wetter, mögliche Verzögerungen, Mängel und Abweichungen vom Bauplan, die eingesetzten Gerätschaften und Maschinen sowie das verwendete Material, Prüfungen, Messungen und (Teil-)Abnahmen, Fotos zur Dokumentation und - falls das Bautagebuch rechtlichen Bestand haben soll - die jeweiligen Unterschriften der Verantwortlichen. Durch diese Angaben wird das Bautagebuch ein verlässlicher Begleiter für jedes Projekt und jede Baustelle.

Vorteile und Nachteile eines Bautagebuchs

Für den Architekten oder den Bauleiter stellt sich die Frage nicht, ob ein Bautagebuch eine gute oder schlechte Sache ist - er ist zum Führen dieses Dokuments verpflichtet, und es besitzt für alle Beteiligten eine enorme Wichtigkeit, vor allem, wenn es irgendwann mal vor Gericht gehen sollte. Auch für den privaten Bauherren hat das Erstellen eines Bautagebuchs viele nützliche Vorteile: Er setzt sich durch seine detaillierten Aufzeichnungen immer wieder intensiv mit der Baustelle auseinander, weiß, auf welchem Stand die einzelnen Gewerke sind und fragt dadurch vielleicht sogar öfter mal kritisch nach, wenn ihm Verzögerungen oder Ungereimtheiten auffallen. Er notiert Termine, die ihm zugesagt wurden und kann dadurch auf deren Einhaltung achten. In seinen Unterlagen kann der Bauherr auch noch lange nach der Fertigstellung verfolgen, wer wann was gemacht hat. Zwar hat das privat geführte Bautagebuch keinen rechtlichen Bestand, ist aber - wenn alles zufriedenstellend gelaufen ist - mindestens eine informative Erinnerung an das “Abenteuer Hausbau”.

Sollte es später einmal Fragen zum Bau des Objekts geben - sei es beim Thema Hausverkauf oder versteckte Mängel - hat der Bauherr immer seine privaten Aufzeichnungen zur Hand, ohne erst Rücksprache mit Firmen halten zu müssen, von denen er vielleicht nicht mal mehr die Ansprechpartner kennt. Das Bautagebuch gibt dem Bauherren also Sicherheit, und das ist immer als positiv zu bewerten. Dass das Führen solch eines Tagebuchs Zeit in Anspruch nimmt, ist natürlich ein negativer Faktor. Durch gute Software kann aber auch hier dem Handwerker, Architekten oder Bauleiter eine Menge Arbeit erspart bleiben. Gerade der tägliche Umgang mit Dokumenten dieser Art erfordert Disziplin, wird aber auch zur Routine, wenn man es gewohnt ist, regelmäßig seine Eintragungen zu machen. Digital geführte Bautagebücher benötigen heutzutage auch nur noch Speicherplatz statt regaleweise Platz im Büro des Handwerkers.

Bautagebuch in der Praxis

Das Bautagebuch sollte mindestens bei Terminen auf der Baustelle geführt werden. Alle vorherrschenden Bedingungen, getätigte Absprachen und anstehende Termine festzuhalten, schadet hier nicht. Digitale Programme zum Erstellen von Bautagebüchern erinnern den Handwerker an wichtige Eintragungen und Informationen und sind selbsterklärend.

Ist es der Handwerker gewohnt, seine Bautagebücher auf Vordrucken in Papierform zu führen, lohnt sich die Umstellung auf die digitale Variante schon allein aus Gründen der Platzersparnis bei der Archivierung. Auch das Nutzen von Textbausteinen und die Kopierfunktion sparen Schreibarbeit, vor allem, weil sich nicht bei jedem Baustellenbesuch viel verändert haben muss.

Das Bautagebuch ist bei hero, der Software von Energieheld bereits in dem Basismodul "Projektmanagement" eingebunden. Der Aufbau unserer Software ist sehr intuitiv gestaltet. Zuerst gilt es einen Kunden und ein zugehöriges Projekt anzulegen. Im Rahmen des Projektes haben Sie alle wichtigen Daten auf einem Blick, wie Name, Anschrift und Telefonnummern. Neben den Basisinformationen haben alle Projekte ein Logbuch integriert, hier werden alle Aktionen festgehalten, seien es Notizen Ihrerseits zu dem Projekt, Statusveränderungen oder auch der E-Mail Verlauf mit dem Kunden.

So hat jeder Ihrer Mitarbeiter stets alle Informationen zu verschiedenen Projekten. Weitere Möglichkeiten sind natürlich die Ablage von Dokumenten wie etwa Angebote, Rechnungen, Dokumente und Bilder von der Baustelle. Des Weiteren sind offene und auch erledigte Aufgaben terminiert auf einem Blick ersichtlich.

Abschließend gesagt ist das Bautagebuch eines der wichtigsten Dokumente jeder Baustelle - für die eine Seite sogar rechtlich verpflichtend, für die andere eine private Hilfe, um den Überblick zu behalten. Stellt der Bauherr fest, dass seine Bauleitung kein Bautagebuch führt, darf er das Honorar kürzen und sollte umgehend auf die Erstellung dieses unerlässlichen Dokuments bestehen.

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