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Dokumenten-Management-Software für Handwerker


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Dokumenten-Management-Software (DMS)

Mit der Dokumentenerstellung und -verwaltung von hero bearbeiten Sie Ihre Aufträge projektorientiert und effizient. Alle Dokumente oder sonstige Papiere, die im Rahmen einer Baustelle anfallen, können Sie mit der Software digital abbilden und zur weiteren Verwendung in andere entsprechende Formate umwandeln und bearbeiten.

Die Dokumente werden automatisch der entsprechenden Baustelle zugeordnet, sodass Sie alle zum Projekt gehörigen Daten jederzeit auf einen Blick einsehen und bei Bedarf verändern können. Auch Schriftstücke wie Belege oder Bestellscheine kann das Programm problemlos erzeugen, sodass Sie sich ein für alle Mal von dem Papierchaos auf der Baustelle verabschieden können! Neben den offiziellen Dokumenten und Belegen, die Sie aus gewerberechtlichen Gründen erstellen müssen, können Sie mit der Dokumenten-Funktion in hero aber auch eigene Notizen zu Kunden hinterlegen, Anrufe notieren oder den bisherigen Schriftverkehr nachvollziehen.

Dokumente erstellen und umwandeln

Besonders im digitalen Zeitalter geschieht es immer häufiger, dass Schriftwechsel mit dem Kunden auch über E-Mail, SMS oder WhatsApp erfolgen. Dabei ist es nicht ungewöhnlich, dass vom Kunden mehrere Kanäle benutzt werden, sodass die Gefahr besteht, dass einzelne Informationen verloren gehen oder auf die Schnelle nicht auffindbar sind. All das kann mit der Dokumentverwaltung von hero verhindert werden! Ersparen Sie sich mühsames und langes Suchen in dicken Ordnern und herumfliegende Zettel, indem Sie sich in der Software alle zur jeweiligen Baustelle gehörigen Informationen übersichtlich anzeigen lassen können.

Die stark individualisierbaren Gestaltungsmöglichkeiten bei der Erstellung der Dokumente unterscheidet uns von anderen Anbietern. Während häufig nur einige Formatvorlagen vorgegeben werden, können Sie Ihre Dokumente in hero flexibel personalisieren, etwa durch das Einbringen des eigenen Firmenlogos oder eine große Auswahl an verschiedenen Farben und Layouts. Auch besteht die Möglichkeit Flyer und Informationsmaterial zu verschiedenen Förderungsmöglichkeiten zu erstellen

Mögliche Dokumente für Handwerker

Typische Dokumente, mit denen Sie als Handwerker zu tun haben, wie Angebote und Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellscheine oder Reparaturaufträge können problemlos erzeugt bzw. aus den bestehenden Daten umgewandelt werden. So kann beispielsweise ein Angebot aus der Kalkulation direkt in eine Auftragsbestätigung umgewandelt werden. Auch ein automatisiertes Mahnwesen ist in die Software integriert, sodass Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen nach Ablauf der von Ihnen gesetzten Fristen, automatisiert an die entsprechenden Kunden verschickt werden.

Durch diese Art der vorbereitenden Buchhaltung kann Arbeitskraft, Zeit und somit auch Geld gespart werden, während die Qualität gleichzeitig erhöht wird.

Weitere mögliche Dokumente, die Sie mit hero erstellen könnten, wären etwa: Wartungsaufträge, Lieferscheine, Verträge oder verschiedene Listen, wie beispielsweise Material- oder Arbeitslisten.

Dokumentenverwaltung

Informationen sind für viele Unternehmen ein wichtiges Kapital, um Ihre operativen Prozesse und Arbeitsschritte effizient durchzuführen, folglich gewinnt die Dokumentationsverwaltung auch durch die steigenden Möglichkeiten verbunden mit der Digitalisierung an Bedeutung. Viele Betriebe arbeiten mit verschiedenen Softwarelösungen mit all Ihren Stärken und Schwächen und verwalten nebenbei viele Dokumente zusätzlich in Papierform. Da wird es schwierig und auch zeitaufwendig jedes Projekt detailliert aufzubereiten.

Mit unserer Software können Sie sämtliche Informationen, Dokumente und sonstige Uploads wie beispielsweise auch Fotos von der Baustelle und die Korrespondenz mit dem Kunden auch in weiter Vergangenheit nachvollziehen. Neben der Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit führt eine gute Dokumentenverwaltung auch zu einem sehr guten und professionellen Eindruck beim Kunden. Sämtliche Informationen zu Kunden und Projekten lassen sich mit wenigen Klicks auch von der Baustelle aus abrufen, sodass verschiedene Mitarbeiter jederzeit über dieselben Informationen verfügen können, ohne das Übergaben und aufwändige Abstimmungen benötigt werden, wodurch Fachbetriebe Ihre Mitarbeiter flexibler einteilen können.

Ebenso wird Ihre Buchhaltung und die Mitarbeiter im Büro durch eine strukturierte Dokumentenverwaltung stark entlastet, sodass die Arbeitszeit für sinnvollere Tätigkeiten investiert werden kann. Auch vor dem Hintergrund von gesetzlichen Vorschriften wie beispielsweise der GoBD erweist sich eine gute Dokumentenverwaltung als unverzichtbar.

Digitale Archivierung

Daten und Informationen durch falsches Ablegen nicht griffbereit zu haben ist nervenaufreibend und vor allem auch kostspielig. Bei der klassischen Archivierung in Papierform wird viel Arbeitszeit in der Bearbeitung von Dokumenten und Ihrer strukturierten Lagerung benötigt, wodurch vermeidbare Kosten entstehen. Ferner ist bei der analogen Informationsverwaltung die Abhängigkeit zu einzelnen Personen sehr hoch, sodass schnell Kopfmonopole und Abhängigkeiten kreiert werden.

Um dies zu vermeiden ist eine Archivierung von Daten und Dokumenten in digitaler Form empfehlenswert, um die Informationen für jeden berechtigten Mitarbeiter im Unternehmen schnell und unkompliziert zur Verfügung stellen zu können. Durch die Umstellung auf digitale Archive sparen Sie nicht nur wertvolle Arbeitszeit, auch reduzieren sich Kosten für Ordner, Papier und auch Räumlichkeiten zur Lagerung der Aktenordner, wodurch sich die Umstellung auf ein digitales Archiv frühzeitig amortisiert.

Neben den Kostenaspekten spielt natürlich auch die Sicherheit eine zentrale Rolle. Physische Daten sind häufig nur einmal vorhanden, sodass bei Diebstahl, Brand etc. diese Informationen für immer verloren gehen. Durch die digitale Archivierung von Dateien wird diese Gefahr umgangen, sämtliche Dateien sind jederzeit und ortsunabhängig aufrufbar, es müssen lediglich der Account und eine Internetverbindung vorliegen um auf die Daten zuzugreifen. Auch vor dem Hintergrund gesetzlicher Vorschriften ist eine gute Software zur Archivierung Ihrer Daten unverzichtbar.

Seit dem 01.01.2017 sind beispielsweise die GoBD rechtskräftig und verpflichtend. Hier ist von zentralem Aspekt, dass die Daten übersichtlich geordnet sind, sodass auch ein Dritter sich in angemessener Zeit umfassend informieren kann. Hierfür haben wir in unserer Software eine umfangreiche Such- und Filterfunktion integriert, sodass Ihr digitales Archiv jederzeit die erforderlichen Informationen bereitstellt, die Sie benötigen. Auch der Export von relevanten Daten für externe, wie beispielsweise Betriebsprüfer ist unkompliziert möglich.

Rechtskräftigkeit digitaler Dokumente

Bei der Diskussion um die voranschreitende Digitalisierung geht es häufig um die Rechtswirksamkeit elektronischer Dokumente. Viele sind sich unsicher, ob alle Dokumente auch in digitaler Form rechtskräftig sind bzw. im Falle eines Rechtsstreites anerkannt werden. Der Großteil der Dokumente wird allerdings mittlerweile problemlos vor Gericht akzeptiert. Während im Handels- und Steuerrecht ausnahmslos alle digitalen Schriftstücke anerkannt werden, sind im Zivilrecht dagegen nur bestimmte Schriftstücke in elektronischer Form zulässig.

Können Handwerksbetriebe allerdings nachweisen, dass jeder Scanvorgang etwa mittels einer Software dokumentiert wird, werden elektronische Daten für gewöhnlich akzeptiert. Bei elektronischen Dokumenten ist neben der sicheren Verwahrung außerdem noch die richtige Speicherung zu beachten. Die Daten müssen jederzeit auffindbar und bei Bedarf ausdruckbar sein.

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