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Professionelle SHK Software


Projekte einfach unkompliziert verwalten

Software für Sanitär, Heizung und Klima

Bild: SHK-Fachmann an Heizung

Sie suchen eine neue Software für Ihren SHK Betrieb? Bei den unzähligen Lösungen am Markt fällt die Wahl nicht einfach. Die Gewerke Sanitär, Heizung und Klima benötigen spezielle Anforderungen, wie beispielsweise die Datanorm Schnittstelle, Heizlast Kalkulation oder auch eine GEAB-Schnittstelle, welche viele klassische Softwarelösungen für den breiten Handwerkermarkt nicht bieten. Neben diesen sehr speziellen Anforderungen werden jedoch auch weitere, Gewerke übergreifende Funktionen benötigt. Dies umfasst klassische Anwendungen wie Kunden und Mitarbeiterverwaltung, Projektierungsunterstützungen, Baustellenmanagement, Angebots- und Rechnungsstellungen, Funktionalitäten einer Buchhaltungssoftware und vieles mehr.

Notgedrungen entscheiden sich viele SHK Betriebe für Insellösungen, welche parallel ohne jegliche Kommunikation und Schnittstellen nebeneinander über mehrere Jahre oder gar Jahrzehnte verwendet werden. Mit der Software “hero“ verfolgen wir die Vision eine Softwarelösung bereit zu stellen, die den Ansprüchen und Bedürfnissen unserer Fachpartner in vollem Maße entspricht, ohne das zwischen mehreren Lösungen hin und her gewechselt werden muss.

Optimieren Sie ihre Prozesse, verbessern Sie Ihre Planungen und das Kundenmanagement. Mit hero, der SHK Software von Energieheld haben Sie alle Informationen übersichtlich und nachvollziehbar griffbereit, egal ob im Büro oder auf der Baustelle, Papierchaos und Planungsfehler gehören somit ein für alle Mal der Vergangenheit an.

Unsere SHK Software: Flexibel dank modularem Aufbau

Mit unserer Software erhalten Sie das beste Preis-/Leistungsverhältnis aller Softwarelösungen für SHK Betriebe. Während viele Softwarelösungen nur bestimmte Bereiche abdecken und andere Programme viele Funktionen beinhalten die Sie nicht benötigen, bezahlen Sie bei uns nur für das, was sie auch wirklich benutzen.

Unsere Software basiert auf einem modularen Aufbau, dieser lässt sich je nach Bedürfnissen und Mitarbeitern monatlich individuell auf Ihren Betrieb zuschneiden. Dieses Modell ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) interessant.

Unser Basis Paket kostet lediglich 10 Euro monatlich und beinhaltet eine umfassende Projekt- und Kundenverwaltung, einen Nutzer-Zugang, einen Standort, die App (sowohl für iOS als auch für Android), als auch ein individuelles Kontaktformular. Dieses Kontaktformular gibt Heizungsbauern einen extrem hohen Mehrwert. Es lässt sich einfach auf die Website Ihres SHK Betriebes integrieren. Wenn ein Kunde seine Daten einträgt werden diese automatisch in Echtzeit in die Software übertragen. Sie haben somit automatisch einen Kunden mit Projekt im System angelegt.

Die Software lässt sich problemlos erweitern. Weitere Module sind ein Buchhaltungsmodul, ein visuelles Baustellenmanagmentsystem für Personal und Ressourcenplanung, ein umfangreiches Dokumentenmanagement inklusive Angebots- und Rechnungserstellung, sowie ein Modul zur Zeiterfassung. Mit letzterem lässt sich mittels eines mobilen Endgerätes, wie beispielsweise eines Smartphones ortsspezifisch die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erfassen, dokumentieren und zu dem jeweiligen Projekt automatisch zuweisen.

Doch welche Module benötigen Sie und was können die Module genau? Um diese Fragen zu beantworten bieten wir exklusiv, kostenlos und unverbindlich einen 30 tägigen Testzugang an, indem Sie die Möglichkeit haben unsere Software auf Herz und Nieren zu prüfen. Auch beraten wir Sie über den Einsatz der Module für Ihren Betrieb im Rahmen einer kostenlosen Softwarepräsentation.

Bild: Modularer Aufbau hero

Projekte und Vor-Ort-Termine

Bild: Projektmanagement mit hero

Das Herzstück unserer Software für Sanitär, Heizung und Klima ist das Projektmanagement Modul. Dieses Modul stellt gleichzeitig unser Basismodul dar. Das Modul ist prozessorientiert, sodass jedes Projekt einen Status im Prozess erhält, wodurch Sie sofort sehen, welche Tätigkeiten bisher ausgeführt wurden und was die nächsten Schritte sind. Die Projektverwaltung ist in einzelne Stufen von der Erstellung des Projektes und Kunden im System bis hin zur Bezahlung der Rechnung durch den Kunden gegliedert.

So haben Sie jederzeit eine Übersicht über den Status Ihrer Projekte Zusätzlich lassen sich Termine in dieser "Projektpipeline" definieren, so können Sie beispielsweise definieren bis wann ein Angebot geschrieben werden soll.

Ist der Zeitpunkt überfällig werden Sie automatisch von dem integrierten Projektassistenten daran erinnert nachzusteuern. Somit brauchen Sie sich nicht unnötig viele Daten und Termine merken oder auf diversen Zetteln notieren. Mit dem Projektmanagement haben Sie alle Daten immer griffbereit und können Ihre Kunden optimal bedienen. Das spart Zeit und hinterlässt einen sehr professionellen Eindruck.

Das Projektmanagement Modul hat außerdem viele interessante Möglichkeiten. So lassen sich beispielsweise zu den Projekte individuelle Notizen erstellen, Korrspondenzen via Mail festhalten und Termine definieren zu denen Sie erinnert werden. Des Weiteren lassen sich auch Photos und Dateien wie beispielsweise Angebote und Rechnungen den Projekten zuordnen.

Ein enormer Vorteil wenn mehrere Mitarbeiter die Kunden betreuen, so kann sich jeder berechtigte Mitarbeiter dank des integrierten Logbuches innerhalb kürzester Zeit über Projekte informieren ohne das Informationen verloren gehen.

Die Kundendaten sind mit dem jeweiligen Projekt verbunden, Kontaktdaten wie Telefonnummer und Anschrift sind mit einem Klick abrufbar. Sie haben eine Vorort-Termin: Rufen Sie ihren Kunden vorab an und lassen Sie sich mit Hilfe der hero-App zu ihm navigieren.

Angebots- und Rechnungserstellung per Drag & Drop

Ein weiteres Modul unserer Software, welches sich vor allem bei Betrieben aus den Bereichen Heizung, Sanitär und Klimatechnik großer Beliebtheit erfreut ist das Modul Angebote und Rechnungen. Hier lassen sich die Dokumente schnell und unkompliziert durch Textbausteine erstellen, diese müssen lediglich einmal angelegt werden.

Es lassen sich sogar komplette Angebote als Vorlage definieren und bei Bedarf als neues Ausgangsdokument verwenden. So haben Sie eine enorme Zeitersparnis und können die notwendige bürokratische Arbeit auf ein minimales Zeitfenster reduzieren.

Ferner lässt sich in Echtzeit eine PDF-Vorschau generieren, dieses Dokument lässt sich selbstverständlich mit Ihrem Logo und Briefkopf erweitern und sowohl per Mail an den Kunden versenden, oder ausdrucken lassen, um dieses dann auch dem alten Wege per Post zu versenden.

Natürlich lassen sich auch Leistungskataloge uploaden und in die Dokumente einfügen. Eine weitere Besonderheit ist die automatische Kalkulation. Das System rechnet je nach Stückzahl oder Arbeitszeit dynamisch die Preise aus

Neben der Angebots- und Rechnungserstellung lassen sich natürlich auch Auftragsbestätigungen, Bestellscheine, Reparaturaufträge oder auch Material-, Arbeitslisten und vieles mehr erstellen.

Bild: Angebotserstellung mit hero

Baustellenmanagement, Buchhaltung und Co. – alles im Blick mit einem Klick

Bild: Baustellenplaner hero auf Handy

Weitere Module unserer Software stellen das Baustellenmanagement und die Buchhaltung dar: Das Baustellenmanagement dient der Planung von Baustellen. Häufig wird diese von vielen SHK Betrieben auf Papier oder sogenannten Planungswänden durchgeführt. Diese beiden Systeme haben einen entscheidenden Nachteil: Sie sind physisch an einem Ort gebunden und Änderungen dieser Pläne müssen rechtzeitig mit den Kollegen kommuniziert werden. Aus diesem Grund haben wir eine digitale Alternative erschaffen, welche die Planungswand digitalisiert und von jedem Mitarbeiter von jedem Ort jederzeit aufgerufen werden kann.

Unser System ist in seiner Form bislang in Deutschland einzigartig und sticht besonders durch seine Übersichtlichkeit aller zu einem Projekt zugehörigen Informationen hervor. Dabei können Sie zwischen Mitarbeiter- und Projektansicht wechseln.

So sehen Sie visuell auf einem Blick, bei welchem Kunden sich Ihre Mitarbeiter gerade aufhalten. Des Weiteren können Sie neben den Mitarbeitern auch Ihren Fuhrpark und Ihre Ressourcen (Maschinen, Werkzeuge etc.) den Projekten zuordnen. Somit haben Sie immer alles im Blick und können bei kurzfristigen Aufträgen hervorragend reagieren.

Im Buchhaltungsmodul lassen die Finanzen verwalten. Hier haben Sie den Überblick über Rechnungen, deren Beträge, dem Status und der Fälligkeit. Wichtige Belege wie Ein- und Auszahlungen können archiviert und abgeglichen werden. Ferner können Sie auch Dokumente wie beispielsweise Bestell- und Lieferscheine abfotografieren und dem jeweiligen Projekt zuordnen.

Um den Austausch mit Ihrem Steuerberater zu erleichtern haben wir eine DATEV-Schnittstelle in unsere SHK Software integriert. Mit dieser Funktion lassen sich sie die Buchungsdaten einfach an Ihr Steuerbüro exportieren, wodurch Ihre Finanzbuchhaltung erheblich erleichtert wird. Die Zeiten von Aktensammlungen und einzelnen Belegen und Rechnungen sind ein für alle Mal vorbei.

Dank der Suchfunktion können Sie auch jederzeit einzelne Projekte mit den dazugehörigen Dokumenten finden. Damit die Datenübergabe automatisch erfolgt lassen sich E-Mail-Vorlagen erstellen, die zusammen mit den jeweiligen Datensätzen regelmäßig dem Steuerberater übermittelt werden können.

SHK Software im modernen Gewand - das sind Ihre Vorteile

Eine gut funktionierende Software für SHK Betriebe zu finden ist das eine. Ein schönes Design und einfache Bedienung und ein System zu schaffen mit dem es Spaß macht zu arbeiten, ist das andere. Beide Komponenten zu bedienen gelingt gerade in diesem Bereich nur wenigen Softwareentwicklern. Mit hero haben wir neue Maßstäbe gesetzt, anspruchsvolle Software für anspruchsvolle Kunden gepaart mit stetiger Weiterentwicklung und Support aus Deutschland. Wir haben eine einheitliche Bedienphilosophie für alle Programmbereiche realisiert sodass kein Umschalten im Kopf notwendig ist.

Unsere Software befindet sich in der Cloud und erfordert somit keine lokalen Installationen. Dies hat diverse Vorteile. Ihre Daten sind stets aktuell und über alle Endgeräte synchronisiert. Sie können jederzeit auf Ihre Daten Zugreifen und das mit verschiedenen Endgeräten, egal ob Sie den klassischen Desktop Computer, moderne Laptops und Tablets oder das Smartphone verwenden, alle Daten sind sofort verfügbar ohne das Sie viel Rechenleistung oder Speicherkapazitäten benötigen. Werden beispielsweise Fotos von Ihrem Monteur via Smartphone auf der Baustelle gemacht, können Sie diese zeitgleich im Büro anschauen.

Sämtliche Updates werden automatisch in der Cloud getätigt, wodurch die Kompatibilität über all Ihre Endgeräte zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist. Bei uns erhalten Sie alles aus einer Hand, der lästige Datenimport und –export gehört somit der Vergangenheit an.

Bild: hero auf allen Endgeräten

Intelligente Datenerfassung und Datensicherheit

Bild: SSL-Verschlüsselung mit energieheld

Viele Menschen haben oft eine ablehnende Haltung gegenüber Veränderungen und neuen, innovativen Produkten, auch die Cloud zählt zu diesen. Durch diese Haltung verpassen viele Unternehmen wichtige Entwicklungen und sichern sich nicht die einhergehenden Vorteile.

Häufiges „Argument“ gegen den Einsatz einer Cloud Lösung sind ein vermeintlicher Verlust der Hoheit über die eigenen Daten. Wir können Ihnen diese Sorgen nehmen, denn Datenschutz und Datensicherheit sind für uns selbstverständlich und oberstes Gebot. Dafür setzen wir auf eine SSL-Verschlüsslung aller Daten. Dieser hohe Standard garantiert, dass alle Daten die übertragen werden durch die mehrfache Verschlüsselung gegen Fremdzugriffe gesichert sind. Ihre Daten werden auf mehreren ausfallsicheren Servern in Deutschland gespeichert. Wir arbeiten nur mit Rechenzentren der Stufe 2 tekPlus zusammen, welche vom TÜV geprüft worden sind.

Neben den digitalen Fremdzugriffen sind Ihre Daten auch gegen physische Fremdzugriffe durch Zugangsprüfungen und Kameraüberwachungen bestens abgesichert. Wenn Sie unsere Software nicht mehr verwenden möchten werden Ihre Daten selbstverständlich gelöscht.

Neben der Sicherung der Daten ist unsere Datenerfassung ebenfalls positiv hervorzuheben. Informationen, deren Analyse und Interpretation werden durch die technischen Möglichkeiten unserer modernen Welt immer wichtiger und decken die Stärken und Schwächen Ihres SHK Betriebes auf.

So können Sie bei Bedarf statistische Auswertungen Ihrer Daten betrachten. Die analysierten Daten beinhalten die Umsätze, einzelne Mitarbeiterstatistiken, Rechnungseingang und –ausgang, sowie die Auftragsquelle. Der Vorteil ist immens. So können Sie beispielsweise die Anzahl der Kunden die sie über Messen generiert haben analysieren oder auch das durchschnittliche Projektvolumen von Kunden die Sie über die Website generiert haben betrachten. Auf diesen Informationen basierend lassen sich Entscheidungen über Ihre Vertriebskanäle treffen und festigen.

Datenmigration und Mitarbeiterberechtigungen - einfach wie nie

Mit unserer Softwarelösung brauchen Sie diese Umstellung nicht fürchten. Der Umstellungsprozess wird durch den Import einer Excel Datei mit Ihren Kundendaten unterstützt. Die gängigen Marktlösungen sind in der Lage diese Daten in Form einer Excel Datei zu exportieren, sodass der Import der Kundendaten nur minimalen Zeitaufwand erfordert. Durch die intuitive Bedienbarkeit und den hilfreichen Tutorials finden Sie sich schnell zurecht und wollen das moderne System nicht mehr missen.

Ferner lässt sich der Mailverkehr auch mit den gängigen Mailprogrammen wie beispielsweise Outlook synchronisieren und die Mail in andere Systeme einfach importieren. Transparente Betriebsorganisation dank integriertem Kalender mit Outlook-Synchronisation. Bei der initialen Umstellung helfen wir natürlich gerne und falls Sie im laufenden Betrieb Unterstützung benötigen können Sie sich kostenlos an einen unserer kompetenten Mitarbeiter wenden.

Bei der Einrichtung der Softwarelösung für Ihren SHK Betrieb ist es sinnvoll verschiedene Rollen anzulegen. Es lassen sich je nach Mitarbeiter spezifische Rechte zuweisen, so ist es beispielsweise möglich, dass der Monteur kein Zugriff auf bestimmte Dokumente, wie Rechnungen etc. hat. Diese Rechte und die Zuweisung der Rechte lassen sich jedoch auch in Handumdrehen von den jeweils berechtigten Personen in Ihrem Unternehmen anpassen.

Machen Sie jetzt einen Schritt nach vorne und digitalisieren Sie Ihr Büro. Ihre Kunden und Mitarbeiter werden es Ihnen danken. Überzeugen Sie sich selbst mit unserem kostenlosen 30 tägigen Test-Account.

Bild:Verwaltung mit hero

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