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Was ist eine Kalkulation?

Eine Kalkulation ist im Wortsinn eine Berechnung. Sie dient der Preisbestimmung eines Produkts oder einer Leistung. Eine Kalkulation kann unterschieden werden in Vorkalkulation, Zwischen- und Nachkalkulation. Besonders bei großen Bauvorhaben ist eine gründliche und realistische Kalkulation enorm wichtig. Die Vorkalkulation findet vor einem Projekt statt und ermittelt alle zu erwartenden Kosten, aus denen sich dann die Preisgestaltung ergibt. Die Zwischenkalkulation kontrolliert die Vorkalkulation während des Projekts. In der Nachkalkulation wird nach Abschluss des Projekts der Vergleich zur Vorkalkulation gezogen und bewertet.

Diese Bewertung ist entscheidend für die Preisgestaltung weiterer Projekte und von großer Wichtigkeit. . Auch bei jeder Änderung im Betrieb, wie zum Beispiel Einstellung weiterer Mitarbeiter, Vergrößerung der Räumlichkeiten oder Abschluss neuer Kooperationsverträge, sollte eine neue Kalkulation stattfinden.  Außerdem sinnvoll ist eine neue Gesamtkalkulation bei finanziellen Schwierigkeiten im Betrieb, um überblicken zu können, welche die ausschlaggebenden Faktoren und Umstände für die Schieflage sind.

Kalkulation im Handwerk - Die wichtigsten Faktoren

Bietet ein Handwerker eine Leistung an, stellen sich ihm zunächst zwei Fragen: Was kostet ihn die Leistung und wie viel muss er an ihr verdienen, um profitabel zu arbeiten? Materialkosten mit oder ohne Aufschlag an den Kunden weiterzugeben, ist eine der übersichtlicheren Kalkulationen. Stellt der Handwerker aber seine Arbeitskraft in Rechnung, muss er genau planen, welchen Preis er aufruft. Lohnkosten für Mitarbeiter, das eigene Gehalt, Versicherungen, Büromiete und alle weiteren Kosten müssen hier gedeckt werden.

Der Handwerker muss kalkulieren, welchen Stundenlohn er benötigt, aber auch, welchen Preis ein Kunde bereit ist, zu zahlen. Alle Kosten im Blick zu haben, ist also für die Vorkalkulation unerlässlich. Eine Zwischenkalkulation im Betrieb dient der Kontrolle, vernünftig zu wirtschaften und aus den laufenden Angaben Rückschlüsse auf die Preisgestaltung neuer Projekte zu ziehen.

Die Nachkalkulation der abgeschlossenen Projekte zeigt dem Handwerker, ob er mit seiner Planung auf dem richtigen Weg ist, sein Unternehmen zukunftsfähig zu führen oder ob er anders kalkulieren muss.

Eine hochwertige Kalkulation betrachtet sowohl interne, als auch externe Faktoren. Zu den internen Faktoren zählen sowohl fixe, als auch variable Kosten. Die Fixkosten beschreiben jene Kosten, die unabhängig von dem Auftrag anfallen.

Hierzu zählen beispielsweise Personalkosten, Mieten, Fuhrpark, Verwaltungskosten, Versicherungen etc. Variable Kosten hingegen entstehen auftragsabhängig, hierzu zählen in erster Linie die Materialkosten und Sonderkosten von Einzelfertigungen.

Neben diesen klassischen, internen Faktoren, welche die Kalkulation maßgeblich beeinflussen sind auch externe Faktoren nicht zu vernachlässigen. Hierzu zählen sowohl der Kunde als auch die Konkurrenz. Für den Kunden müssen die Preise nachvollziehbar aufgelistet sein, außerdem muss der Handwerker seine Zielgruppe im Blick definieren.

Eng verzahnt mit potenziellen Kunden ist natürlich auch die Konkurrenz. In erster Linie definiert sich diese über den Preis. Daneben gibt es jedoch weitere Stellschrauben, welche einen Vorteil einbringen können, dies sind sowohl ein besserer Service, als auch die Verringerung der Kosten, damit ein besseres Preis-Leistungsverhältnis realisiert wird.

Kalkulation Pro und Contra

Das Positive an der Kalkulation ist, dass der Handwerker sich umfassende Gedanken über die Kosten seines Betriebes macht und so alle Ausgaben und Verbindlichkeiten für sich zusammenträgt. Dadurch braucht er bei seiner Preisgestaltung nicht nur zu hoffen, dass seine interne Rechnung aufgeht, sondern er kann gezielt seine Preise anpassen, um rentabel zu wirtschaften und Gewinne zu erzielen.

Ohne vorherige Kostenkalkulation kann ein Unternehmen schnell in Konkurs geraten, denn ohne sie kann der Handwerker kaum abschätzen, wie viel er einnehmen muss, um den Betrieb am Laufen zu halten. Als Negativ an der Kalkulation ist zu bewerten, dass der Handwerker zwar all seine Kosten bei seiner Preisgestaltung berücksichtigt hat, sie aber trotzdem keine Garantie für ein florierendes Unternehmen darstellt: Ob der Handwerker gute Arbeit leistet und ausreichend gebucht wird, hängt zum einen von seinen Preisen, aber natürlich auch von seinen Fähigkeiten ab. Ein guter Ruf ist hier die beste Visitenkarte.

Unterstützend wirkt bei der Kalkulation natürlich die richtige Software. Diese gibt Sicherheit und Gewissheit über die verschiedenen Einflussfaktoren und deckt häufig auf, in welchen Bereichen sich Potenzial versteckt um Kosten zu reduzieren und somit eine höhere Marge zu realisieren.

Anwendung in hero

In Verbindung mit den anderen Funktionen unserer Handwerkersoftware wie der mobilen Stundenerfassung und dem Baustellencockpit liefert die Kalkulationsfunktion die Grundlage für die Vor-, Zwischen- und Nachkalkulation eines Sanierungsvorhabens. Während einige Posten von Ihnen in das Programm eingegeben werden müssen, werden etwa die Arbeitsstunden der Mitarbeiter bei Nutzung der mobilen Zeiterfassung automatisiert an die Handwerkersoftware übermittelt.

Innerhalb der Software können Leistungen in die verschiedensten Posten, wie zum Beispiel Materialkosten oder Fahrtkosten unterschieden werden und es lassen sich Positionsgruppen wie etwa Normalposten, Eventualposten und Zusatzposten anlegen. Auch Zuschläge und die Mehrwertsteuer kann das Programm bei richtiger Anwendung berücksichtigen, sodass jegliche Art von Auftrag mittels hero kalkuliert werden kann. Der tabellenorientierte Aufbau ist sehr übersichtlich gestaltet und kann bei Bedarf auch angepasst werden. Ein weiteres nützliches Feature der Kalkulationsfunktion ist die Was-Wäre-Wenn-Kalkulation, mit der Sie im Baustellencockpit verschiedene Szenarien durchspielen können, um die optimale Lösung für den Kunden zu finden.

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