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Moderne Nutzerverwaltung

Sie spielen mit dem Gedanken sich eine Handwerkersoftware anzuschaffen, machen sich aber Sorgen darum, dass jeder, der einen Zugang für das Programm erhält, auch auf alle Daten und Dokumente zugreifen kann?

In unserer Handwerkersoftware hero ist eine umfangreiche Nutzerverwaltung integriert, mit dessen Hilfe Sie einfach und bequem die Zugriffs- und Aktionsrechte Ihrer Mitarbeiter verwalten können. Legen Sie je nach Bedarf beliebig viele Nutzerkonten an, deren Rechte sie individuell anpassen können. Dabei lassen sich beispielsweise Schreib- von Leserechten unterscheiden, aber auch das Löschen und Ändern von Dokumenten lässt sich für einzelne Benutzer oder auch für Benutzergruppen freischalten bzw. sperren.

Darüber hinaus stehen Ihnen in hero jederzeit alle persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick zur Verfügung. Neben Stammdaten wie Anschrift, Bankverbindung und Steuerdaten, können hier auch wichtige Dokumente hinterlegt werden, die sich Mitarbeiter in der Regel umständlich über die Personalabteilung besorgen müssen. Beispiele hierfür sind etwa Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen.

So haben auch Ihre Handwerker jederzeit die Möglichkeit ihre Daten einzusehen und selbst zu verwalten. Auf diese Weise ermöglichen Sie ihren Mitarbeitern einerseits mehr Unabhängigkeit und andererseits wird auch die für Buchhaltung/Personalangelegenheiten zuständige Person entlastet. So funktioniert effizientes Mitarbeitermanagement heute!

Bild: Mitarbeiterverwaltung hero

Benutzerrollen anlegen und verwalten

Bild: An- und Abwesenheit hero

Damit Sie nicht für jeden Mitarbeiter einzeln die jeweiligen Rechte und Funktionen freischalten müssen, können Sie Benutzerrollen für Mitarbeiter mit denselben Kompetenzen erstellen. So können Sie etwa Nutzerrollen wie "Monteur" und "Bauleiter" anlegen, denen sie verschiedene Rechte zuweisen können.

Generell werden die Rechte in Lese-, Schreib-, Bearbeitungs- und Zugriffsrechte unterschieden, sodass Sie für die unterschiedlichen Personengruppen festlegen können, wer was sehen und machen darf. Dabei können Sie beliebig viele Benutzerrollen anlegen und diese benennen,wie Sie möchten.

Einem Benutzer lassen sich unbegrenzt viele Rollen zuweisen, ebenso besteht die Möglichkeit mehrere Rollen zu Gruppen zusammenfügen. Darüber hinaus lassen sich die Rechte auch zeitlich beschränken, in dem eine Frist festgesetzt wird, bis zu welcher der entsprechende Mitarbeiter über die jeweiligen Rechte verfügen soll. Sie können die Rechte selbstverständlich jederzeit ändern oder anpassen.

Mögliche Nutzerrollen und Zugriffsbereiche

Häufig sind Handwerksbetriebe nicht besonders groß und weisen eine familiäre Struktur auf, weshalb der Chef oft das Personalmanagement und teilweise auch die Finanzbuchhaltung selbst übernimmt. Ist dies aber nicht der Fall, kann etwa die Nutzerrolle "Buchhaltung" erzeugt werden, für die Sie zum Beispiel den Zugriff auf Rechnungen, Bestellungen oder Umsatzanzeigen einrichten können.

Andere vorstellbare Rollen wären etwa "Bauleitung", "Niederlassungsleitung", "Meister/Chef", "Vorarbeiter" oder "Auszubildender". Während der Bauleiter fast alle Informationen, die eine Baustelle betreffen, sehen und auch verändern muss, reicht es bei dem Azubi in den meisten Fällen aus, ihn mit Leserechten auszustatten.

Beispielhafte Bereiche, deren Zugriff Sie für die einzelnen Gruppen bestimmen können, sind Einsicht in die Kundenverwaltung inklusive Kontakten und Adressen, administrative Berechtigungen wie die Erteilung von Zugriffsrechten, Einsicht in Zahlungsinformationen/ Aufträge/ Angebote/ Rechnungen/ Termine/ etc.

Bild: Zugriffsrechte hero

Urlaub und Abwesenheiten verwalten

Bild: Urlaubsverwaltung hero

Mit der Urlaubs- und Abwesenheitsfunktion haben Sie jederzeit den Überblick, welche Ihrer Mitarbeiter abwesend sind und warum. Ihre Mitarbeiter stellen die Abwesenheitsanträge selbst, bequem von zuhause aus. Diese werden widerum in Kategorien unterschieden, etwa Urlaub oder Krankheit. Sie als Vorgesetzter erhalten eine Benachrichtigung, sobald ein Mitarbeiter einen Abwesenheitsantrag stellt und können diesen dann genehmigen oder ablehnen.

Darüber hinaus berechnet die Software eigenständig das Urlaubsbudget der einzelnen Mitarbeiter, sodass Sie nie wieder umständlich Urlaubstage berechnen müssen. Erfahrungsgemäß schätzen auch die einzelnen Mitarbeiter diesen Service, da sie ebeneso wie die Vorgesetzten jederzeit und von überall aus Ihr Urlaubsbudget einsehen können.

Die Abwesenheiten lassen sich nach zuvor von Ihnen festgelegten Kategorien filtern, sodass Sie sich in der Übersicht tagesaktuell etwa alle Mitarbeiter anzeigen lassen können, die sich im Urlaub befinden. Da die Mitarbeiterverwaltung mit der mobilen Zeiterfassung per App gekoppelt ist, können Sie sich beispielsweise ebenso anzeigen lassen, welche Ihrer Handwerker sich auf einer bestimten Baustelle befinden. So sind Sie und auch Ihre Mitarbeiter innerhalb weniger Klicks immer auf dem aktuellen Stand.

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