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Kunden- und Projektverwaltung im Handwerk


hero Software für Auftragsmanagement

CRM Software für das Handwerk

Der englische Begriff Customer-Relationship-Management (CRM) bedeutet frei übersetzt so viel wie Kundenbeziehungsmanagement und beschäftigt sich in erster Linie mit der Ausgestaltung der Kundenbeziehungsprozesse. Wichtig sind hier vor allem die Dokumentation und die Verwaltung der Kundenbeziehungen. Mittels eines hochwertigen CRM-Systems lassen sich die Beziehungen zum Kunden einfach verwalten und pflegen, was sich auch nachhaltig auf den Unternehmenserfolg ausweitet.

Die Software hero hat sowohl eine Kunden-, als auch eine Projektverwaltung integriert. Im Rahmen dieses Moduls lassen sich zugehörige Ressourcen planen, als auch zugehörige Dokumente verwalten, wie beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Bestellscheine, Zahlungserinnerungen und vieles mehr. So haben Sie jederzeit und auch unabhängig von der Umgebung die Projekthistorie und Kundeninteraktionen parat und stets den Überblick über Ihre Vorhaben und Aufträge.

Sowohl auf dem Handy und Tablet, als auch auf dem Desktop-Computer oder Laptop im Büro. Ihre Daten sind jederzeit synchronisiert und jeder berechtigte Mitarbeiter hat Zugriff auf die aktuellen und relevanten Informationen, wodurch Missverständnisse und zeitaufwendige Abstimmungen vermieden werden.

Auftragsmanagement aller Projekte in Echtzeit

Wenn ein Handwerksbetrieb mittlerer Größe jährlich 80 bis 120 Aufträge angeht, dann kann die Koordination aller Parteien zur größten Herausforderung werden. Laufen vielleicht ein großes und zwei bis drei kleinere Projekte parallel, dann kann man ohne Hilfsmittel schon einmal durcheinander kommen, welcher Mitarbeiter für welche Baustelle eingeteilt ist und wo vielleicht besondere Aufmerksamkeit gefragt ist.

Mit Stift und Papier oder selbst mit Excel stößt man hier schnell an seine Grenzen. Moderne CRM-Software bietet den Vorteil, die Fortschritte alle Projekte in Echtzeit überwachen zu können. So sehen sie genau, wo bereits mit der Arbeit begonnen wurde, wo noch ein Angebot fehlt und wo der nächste Kundentermin ansteht.

Wurde ein Schritt abgeschlossen, wird dies automatisch und für alle Mitarbeiter sichtbar im entsprechenden Projekt vermerkt. Der integrierte Assistent weist Sie ferner darauf hin wenn Sie bestimmte Prozesse anstoßen müssen oder Termine, beispielsweise erwartete Einzahlungen, verstrichen sind.

Mitarbeiter verwalten und Aufträgen zuordnen

Sobald Sie als Handwerker mehr als drei Mitarbeiter beschäftigen, kann die notwendige Kommunikation einen guten Teil Ihres Arbeitstages in Anspruch nehmen: Aufgaben besprechen, Baustellenbilder verschicken, Probleme klären, Arbeitszeit überwachen und natürlich alle Angestellten bestmöglich auslasten. Müssen diese Punkte telefonisch geklärt werden, dann sind Sie als Handwerker häufiger nicht für Kunden erreichbar und verpassen damit eventuell die Chance auf gute Aufträge.

Mit der passenden Handwerkersoftware können im Büro oder auch vom Handy aus allen Mitarbeitern verschiedene Aufgaben zuweisen und die jeweiligen Projekte mit Zusatzinformationen versehen, die dann im Nachhinein nicht mehr telefonisch besprochen werden müssen. Auch Baustellenbilder müssen nicht mehr per WhatsApp hin und hergeschickt werden - einmal mit der passenden Handy-App hochgeladen, sind die Bilder für alle zugeilten Mitarbeiter einsehbar.

Sie haben jederzeit den kompletten Überblick, sodass Sie bei den Kunden einen ganzheitlich positiven Eindruck hinterlassen und diese sich wertgeschätzt fühlen. Dieser positive Eindruck führt nicht selten dazu, dass die zufriedenen Kunden ihre positiven Erfahrungen teilen und Ihren Betrieb weiterempfehlen. Gerade in Zeiten anspruchsvoller Kunden, moderner Online-Tools, Apps und Netzwerke zahlt sich eine umfangreiche CRM-Software nachhaltig aus.

Kunden-Termine und Auslastung planen

Wer seine Mitarbeiter per Handwerkersoftware koordinieren kann, der möchte natürlich auch alle übrigen Termine in diesen Prozess integrieren. Unsere Handwerkersoftware enthält daher auch einen Kalender mit umfangreichen Funktionen, der eine optimale Überwachung aller Termine erlaubt. Mit der integrierten Routenplanung können zudem ganze Arbeitstage vorgeplant werden, verschiedene Baustellen kosteneffizient anzufahren. Mit diesen und weiteren Funktionen unserer Handwerkersoftware kann die Auslastung nahezu aller Handwerksbetrieb um bis zu 30 Prozent optimiert werden.

Es wird nicht nur Leerlauf vermieden, sondern auch die Kundenzufriedenheit gesteigert, wenn Aufträge stets fristgerecht abgeschlossen werden oder dringende Reparaturen selbst zu Stoßzeiten noch ohne größere Probleme erledigt werden können. Erfahrungsgemäß empfinden Mitarbeiter diese Maßnahmen nicht als „Überwachung“, sondern eher als Wertschätzung, weil genau ersichtlich wird, wie viel tatsächlich geleistet wurde und keine Überstunden unter den Tisch fallen.

Schlanke Kommunikation mit Kunden

Mit den bereits genannten Funktionen schrumpft die organisationsbezogene Kundenkommunikation auf ein Minimum. Terminabsprachen und schnelle Rückfragen entfallen durch automatisierten Emailversand komplett oder können in kürzester Zeit geklärt werden, wenn alle Informationen über Mitarbeiter, Zeitpläne, Routen und Baustellendetails zentral in der Projektverwaltung hinterlegt sind.

Damit haben Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Gespräche und können Kunden von der Qualität Ihrer Arbeit überzeugen. Auch Auftragsbestätigungen, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen können auf Wunsch weitestgehend automatisiert werden. So stehen Sie immer im direkten Kontakt zu Ihren Kunden, ohne zu viel der eigenen Arbeitszeit auf die direkte Kommunikation zu verwenden.

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