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GoBD - das verbirgt sich hinter den vier Buchstaben

Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, oder kurz GoBD, nehmen Bezug auf die klassischen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und transferieren die Ansprüche in unsere moderne, elektronische Umgebung. Die GoBD regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und ferner auch die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen. Um reibungslose Prüfungen von außen zu gewährleisten sind in den GoBD Regeln verankert, welche den elektronischen Datenzugriff durch die Finanzverwaltung garantieren sollen.

Ihre Gültigkeit für alle deutschen Unternehmen erlangten die GoBD am 01.01.2015, wodurch die damit veralteten Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zu Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) abgelöst wurden.

Bild: Bunte Aktenordner

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im Kontext der Digialisierung

Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und Aufzeichnungen folgt den gleichen Prinzipien wie jenen Dokumenten, die manuell erstellt wurden. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung zusammen und sorgt somit für die notwendige Rechtsklarheit bei Unternehmen. Da die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen sehr unterschiedlich sind, werden im Rahmen der GoBD keine konkreten Angaben bzgl. Form, Inhalt und Umfang der zur Buchführung notwendigen Unterlagen und Dokumente getroffen.

Wichtig ist jedoch, dass die nachfolgenden Grundsätze und deren zentrale Aussagen eingehalten werden:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Es muss gewährleitet sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens erhalten kann. Die Nachvollziehbarkeit gilt insbesondere für die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle, sowie das dabei angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren.
  • Vollständkeit: Diese Anforderung besagt, dass Geschäftsvorfälle gemäß des Grundsatzes der Einzelaufzeichnungspflicht vollständig und lückenlos aufzuzeichnen sind.
  • Richtigkeit: Gemäß § 146 Absatz 1 AO und § 239 Absatz 2 HGB sind Geschäftsvorfälle in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden, der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren.
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Es gilt jeden Geschäftsvorfall zeitnah, also möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen.
  • Ordnung: Der Grundsatz der Klarheit verlangt vor allem eine systematische Erfassung, sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.
  • Unveränderbarkeit: Buchungen oder auch Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass ursprüngliche Inhalte nicht mehr feststellbar sind.
Bild: Voraussetzungen gestapelt

Gerade für kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe ist die GoBD konforme Bearbeitung von Geschäftsprozessen eine Herausforderung. Speziell vor dem Hintergrund der dynamischen Digitalisierung und regelmäßigen Anpassungen von Anforderungen ist es umso wichtiger, zuverlässige Software zu verwenden, welche regelmäßig durch den Hersteller notwendige Updates erfährt. lyke stellt daher die passende Software bereit, damit Fachbetriebe und Handwerker sich nicht unnötig um bürokratische “Hürden“ sorgen müssen.

Bild: hero Dokumentenverwaltung auf allen Plattformen
  • Übersichtliche Anordnung
  • Ausführliche Projekthistorie
  • Integrierte DATEV Schnittstelle

E-Mail Archivierung nach GoBD

Nach der aktuellen GoBD gilt es die elektronische Korrespondenz für mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Dies betrifft in erster Linie geschäftsrelevante E-Mails. Dabei gilt, dass die Unveränderbarkeit der archivierten Daten sichergestellt werden muss. Ferner muss der Prüfer die archivierten Daten elektronisch durchsuchen und auch filtern können. Ein klassisches Mailkonto mit Mails der letzten 10 Jahre verwalten und dies über verschiedenste Mitarbeiter in Zeiten hoher Fluktuation zu gewährleisten scheint schier unmöglich.

Mit hero, der Handwerkersoftware von lyke brauchen Sie sich jedoch auch vor dieser Anforderung nicht zu fürchten. Jeder Kunde und jedes Projekt haben eine historisierte Korrespondenz, welche auch bis in das kleinste Detail durchsucht werden können. Auch elektronische Daten und Dokumente können hier hochgeladen werden, sodass E-Mails, Angebote etc. sich immer wieder finden lassen und all das mit minimalem Aufwand.

Bild: Korrespondenzhistorie hero

Vorteile und Notwendigkeit

Seit dem 01.01.2017 sind die neuen GoBD rechtskräftig und verpflichtend, wodurch die Übergangsfrist, welche im Januar 2015 eingeläutet wurde nun offiziell beendet ist. Einfache Softwarelösungen wie Word und Excel entsprechen nicht den GoBD-Vorschriften, da Angebote Rechnungen und Co. nachträglich nicht verändert werden dürfen. Im schlimmsten Fall führt die Nichtbeachtung der GoBD im Rahmen einer Steuerprüfung zu dem Verlust des Vorsteuerabzugs und zu einer Schätzung durch das Finanzamt. Unsere Software befreit Sie von diesen Sorgen.

Angebote und Rechnungen lassen sich GoBD gerecht erstellen und einfach archivieren, sodass ein lückenloser, nachvollziehbarer Verlauf gewährleistet wird. So können Sie auch Projekte und Kunden, die sie vor mehreren Jahren abgeschlossen haben noch detailliert analysieren, inkl. einem umfangreichen Logbuch, dass die gesamte Kommunikation via E-Mail aufzeigt und eine umfangreiche Dokumentenverwaltung.

Damit Sie sich auch schnell zurecht finden, haben wir eine umfangreiche Such- und Filterfunktion in unsere Software integriert. Wichtig ist diese Eigenschaft vor allem vor der Forderung nach einer übersichtlichen Ordnung gemäß GoBD, damit auch ein Dritter sich in angemessener Zeit umfassend informieren kann. Ferner können Sie in hero auch den Export von Daten einfach und schnell durchführen, um beispielsweise einem Betriebsprüfer Buchhaltungsdaten zur Verfügung zu stellen. Um Geschäftsvorfälle auch zeitgerecht zu erfassen und weitere, notwendige Prozesse und Schritte anzusteuern können in der Software von lyke Aufgaben und Tätigkeiten auf Termin gesetzt werden, diese werden dann bei Überfälligkeit farblich hervorgehoben, sodass Sie stets den Überblick über Ihre Kunden und Termine haben, auch wenn es mal stressiger läuft und Sie das Gefühl überkommt die Kontrolle über Ihren Betrieb zu verlieren.

Datensicherheit und Datenschutz

Die gesamte Konzeption und Entwicklung der Software findet in Deutschland statt. So vermeiden wir lange und ineffiziente Wege, sowie aufgeblähte Strukturen, wodurch neue rechtliche Vorschriften umgehend und kontinuierlich in die Software eingebunden werden.

Gerade die Sicherheit der Daten ist von zentraler Bedeutung und genießt von uns höchste Priorität. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, wird unsere Software und die darin enthaltenen Daten nicht lokal gespeichert, sondern in einer effizienten und vor allem sicheren Cloud verwaltet und mittels SSL-Verschlüsselung geschützt. Die Daten sind so auf mehreren Servern mit extrem hohen Sicherheitsstandards verteilt, wodurch Sie von stationären Viren etc. nicht angreifbar sind. Ferner werden automatisch und regelmäßig Backups von Ihren Daten erstellt. Die Daten werden dabei in Rechenzentren in Deutschland gesichert, dank eines umfassenden Sicherheitskonzepts sind Ihre Daten somit vor Datendiebstahl, Ausfall oder äußeren Umwelteinflüssen optimal geschützt. Die verwendeten Rechenzentren wurden ferner vom TÜV Saarland als sicher zertifiziert.

Bild: SSL Datensicherheit

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