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Das papierlose Büro im Handwerk


praktische Tipps und passende Software

Wir alle kennen es: im Handwerker-Büro stapeln sich langsam aber sicher die Papierberge, keiner fühlt sich so wirklich zuständig und der Papierkrieg nimmt seinen Lauf! Das papierlose Büro will diesem Chaos entgegenwirken und doch stehen nach wie vor viele Handwerksunternehmen diesem Vorhaben skeptisch gegenüber. Warum eigentlich? Schließlich gehören schnelles mobiles Internet und Smartphones schon seit langem zu unseren ständigen Begleitern.

Auch auf der Baustelle ist das Smartphone meistens mit dabei, warum also nicht auf ein völlig papierloses Büro umsteigen? Wir erklären was hinter dem papierlosen Büro im Handwerk steckt, räumen mit Gerüchten auf und diskutieren Chancen sowie Grenzen des Papierverzichts.

Was ist ein papierloses Büro?

In einem papierlosen Büro wird ganz oder soweit wie möglich auf den Einsatz von Papier verzichtet, indem alle Prozesse, die digitalisiert werden können, auch digital stattfinden. Anstatt Dokumente postalisch zu versenden, werden diese eingescannt und können so per E-Mail verschickt oder digital archiviert werden. Bei der Umsetzung eines papierlosen Büros ist es sinnvoll, eine passende Handwerkersoftware einzusetzen, denn nach der Abschaffung Ihrer Papierberge tritt der gewünschte Erfolg nur dann ein, wenn auch Ihre digitalen Aktenberge gut strukturiert abgespeichert sind.

Für die Entscheidung hin zu einem Büro ohne Papierchaos gibt es einige gute Gründe, wie etwa Platz- und Zeitersparnis, langfristige Kostenminimierung oder auch der nicht zu vernachlässigende Aspekt des Umweltschutzes. Die anfallenden Aufgaben werden zwar nicht weniger, aber zumindest wird der zeitliche Arbeitsaufwand mittels digitaler Prozesse enorm minimiert.

Bild: Laptop im Büro

Papierloses Büro im Handwerk

Bild: Handwerk ohne Papier im Büro

In vielen Branchen ist das papierlose Büro längst Realität. Auch das allgemein eher als traditionell geltende Handwerk ist inzwischen mit auf den Zug aufgesprungen, denn das Handwerk und neue Technologien passen sehr wohl zusammen. Die Bedürfnisse der Kunden haben sich verändert – wer am Markt mithalten will, sollte seinen Handwerksbetrieb digitalisieren, denn die Konkurrenz schläft nicht!

Durch den Einsatz einer Handwerkersoftware steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens, da Zeit und Kosten eingespart werden können. Besonders die Bereiche Kundenakquise und -beratung, Angebots- und Rechnungserstellung, sowie Bestellwesen und Lager werden durch den Einsatz einer Handwerker-Software erleichtert. Digitalisierung im Handwerk meint dabei nicht, den Verzicht auf traditionelle Werkzeuge und persönliche Beratung, die Eigenheiten des Handwerks können auch bei digitaler Auftragsabwicklung beibehalten werden!

Ist ein papierloses Büro überhaupt möglich?

Selbst im Zeitalter der Digitalisierung ist ein gänzlich papierloses Büro für Viele nicht vorstellbar. Smartphones, Tablets, Laptops - alles Technik, die schon lange den Weg in unsere Büros gefunden hat und dennoch stehen etliche Handwerker der Digitalisierung kritisch gegenüber. Dabei kann man heutzutage ein papierloses Büro auch als Handwerksbetrieb gut verwenden.

Neben der nötigen Hardware (Computer, Scanner) wird eine entsprechende Verwaltungssoftware benötigt. Während Sie bei der Wahl des Scanners darauf achten sollten, dass dieser über einen Einzelblatteinzug verfügt und ein breites Spektrum an unterschiedlichen Dokumentenarten verarbeiten kann, sollten Sie bei einer Verwaltungssoftware darauf achten, dass die Funktionen, die Sie benötigen enthalten sind. Heutzutage gibt es eine Vielzahl an Softwareprogrammen, die Komplettpakete für die unterschiedlichsten Branchen anbieten. Funktionen, die dabei häufig zur Anwendung kommen sind etwa: Adressverwaltung, Angebots-und Rechnungserstellung, Bestellwesen oder Finanzbuchhaltung. Im Idealfall sollte eine Komplettlösung alle Prozesse, die im täglichen Geschäft anfallen, digital abbilden und die entsprechenden Dokumente erzeugen können.

Bild: Ordnerstapel im Büro

Vorteile und Nachteile des papierlosen Büros

Vorteile Nachteile
Zeitersparnis Umstellung auf ein papierloses Büro ist sehr zeitaufwendig
Ortsunabhängiger Zugang zu allen Informationen Die Anschaffung ist erst einmal kostenintensiv
Unabhängig viele Personen können gleichzeitig auf die Informationen zugreifen Nicht jeder ist technik-affin
Erleichterte Archivierungspflicht Abhängigkeit vom Netz
Daten sind vor Wasser und Feuer geschützt Abhängigkeit vom Strom
Umweltschutz Gefahr eines Datenverlustes
Kosten für Druck und Porto fallen weg  

Der größte Vorteil des digitalen Büros ist, dass jeder jederzeit und überall Zugang zu allen Informationen hat. Dadurch ist eine bessere Kommunikation unter den verschiedenen Abteilungen oder auch unter verschiedenen Filialen länderübergreifend möglich. Auf diese Weise kann im Team an Projekten gearbeitet werden, obwohl sich die Mitarbeiter an ganz unterschiedlichen Standorten befinden. Auch kann der Archivierungspflicht leichter nachgekommen werden und die Daten sind sicher vor Wasser und Feuer. Außerdem wird eine Menge Papier eingespart und die Umwelt somit geschützt.

Zusätzlich kann stundenlanges Ordnerwälzen auf der Suche nach bestimmten Informationen erspart bleiben, da sich Inhalte digital mit der Suchfunktion viel schneller finden lassen. Durch das eingesparte Papier fallen nicht nur Kosten für den Druck und das Porto weg, auch jahrelang aufbewahrte Aktenberge im Keller sind endlich passé!

Da, wo es Vorteile gibt, lassen sich fast immer auch Nachteile finden. Das gilt auch für die Digitalisierung des Büros und erklärt warum viele Unternehmen von der Umstellung auf ein papierloses Büro abgeschreckt sind. Eines der größten Probleme hierbei ist aktuell die deutsche Gesetzeslage bzgl. des Datenschutzes. Nach diversen Skandalen in den letzten Jahren sind Viele abgeschreckt und fürchten sich vor Spionage und Datenverlusten durch Hacker oder einen Systemabsturz. Allerdings kann dieser Sorge mit regelmäßigen Backups auf externen Speichermedien vorgebeugt werden.

Ein weiterer Punkt, der Probleme bereiten könnte, liegt in der Umstellung auf ein papierloses Büro, da dies eine Menge Zeit erfordert und mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden ist. Viele scheuen außerdem den Umgang mit moderner Technik, da sie nicht über das entsprechende technische Knowhow verfügen. Dieses Problem ließe sich aber durch angepasste Schulungen aus der Welt schaffen. Auch die Anschaffung einer guten Software ist erst einmal teuer und kann abschreckend wirken, bei langfristiger Anwendung rentiert sie sich aber relativ schnell und ist für die Umstellung auf ein papierloses Büro unverzichtbar.

Rechtskräftigkeit von digitalen Dokumenten

Auch eine weit verbreitete Unsicherheit über die Rechtskräftigkeit digitaler Dokumente sorgt dafür, dass viele Handwerker dem papierlosen Büro skeptisch gegenüberstehen. Die meisten Dokumente werden aber ohne Probleme vor Gericht akzeptiert. Im Handels- und Steuerrecht werden alle elektronischen Dokumente anerkannt, während sie bei zivilen Prozessen nur bedingt zulässig sind. Können Handwerksbetriebe allerdings nachweisen, dass jeder Scanvorgang etwa mittels einer Software dokumentiert wird, werden elektronische Daten für gewöhnlich akzeptiert.

Darüber hinaus gibt der Gesetzgeber im Rahmen des HGB einige Richtlinien bzgl. der korrekten Aufbewahrung vor, wie sie auch für papiergebundene Dokumente gelten. Die Aufbewahrungspflicht im Handwerk variiert je nach Dokumententyp aktuell zwischen sechs und acht Jahren. Bei digitalen Dokumenten ist neben der sicheren Verwahrung auch die richtige Speicherung von Bedeutung. Es muss sichergestellt sein, dass die Daten jederzeit auffindbar sind und bei Bedarf ausgedruckt werden können.

Bild: Papiermüll im Büro

Unser Fazit

Zweifelsfrei weist das papierlose Büro den Weg in die Zukunft! Die Umstellung ist zwar zunächst ziemlich aufwendig, bei laufender Pflege und nachdem sich alle an die Umstellung gewöhnt haben, können Unternehmen aber langfristig von einer Digitalisierung profitieren. Besonders die Zeitersparnis und der damit einhergehende Wettbewerbsvorteil sprechen für sich.

Auch weil die Umsetzung des papierlosen Büros einen sehr viel leichteren und schnelleren Zugriff auf digitale Inhalte ermöglicht, sollten die technischen Möglichkeiten unserer Zeit genutzt werden! Unsere Meinung: Wenn nicht ganz papierlos, dann wenigstens papierarm – der Umwelt zuliebe!

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