Heizkostenabrechnung – was Vermieter beachten sollten

Die Heizkostenabrechnung ist Teil der Betriebskostenabrechnung und muss verbrauchsabhängig erstellt werden. Sie bietet Vermietern und Mietern einen Überblick über den Verbrauch im Haus. Um Streit mit den Mietern zu vermeiden, müssen Sie als Vermieter die Heizkostenabrechnung leicht verständlich für die Mieter erstellen.

Als Vermieter müssen Sie die rechtliche Grundlage und die Mindestinhalte beachten. Das Brennstoffemissionshandelsgesetz bringt für 2023 einige Änderungen für Vermieter.

Rechtliche Grundlagen für die Heizkostenabrechnung

Rechtliche Grundlage für die Heizkostenabrechnung ist die Heizkostenverordnung (HeizkostenV), die seit 2009 gilt. Sie schreibt die verbrauchsabhängige Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten vor.

Die Umsetzung der Energieeffizienz-Richtlinie führte am 1. Dezember 2021 zu einer Änderung der Heizkostenverordnung. Die Änderung ist seit dem 1. Januar 2022 rechtskräftig. Bei einer Neuausstattung von Gebäuden darf aufgrund dieser Änderung nur noch fern ablesbare Messtechnik verbaut werden. Ist eine solche Messtechnik vorhanden, müssen Sie als Vermieter Ihre Mieter monatlich über den Verbrauch informieren.

Seit dem 1. Dezember 2022 müssen Sie als Vermieter zusätzlich dafür sorgen, dass bei fern auslesbarer Messtechnik eine Anbindung an ein Smart Meter Gateway möglich ist. Sie müssen die Anbindung nicht veranlassen, doch müssen Sie sich um die technischen Voraussetzungen kümmern.

Tipp: Ausnahmen von der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung gelten für Vermieter bei Objekten mit nur zwei Wohneinheiten, wenn Sie eine dieser Wohneinheiten selbst bewohnen. Auch dann, wenn die Verbrauchserfassung unwirtschaftlich ist, da sie mindestens 15 Prozent der Heizkosten ausmacht, können Sie sich auf die Ausnahme berufen.

Fristen für die Heizkostenabrechnung

Sie haben als Vermieter zwölf Monate Zeit für die Erstellung der Heizkostenabrechnung. Im Mietvertrag muss festgelegt sein, wann ein Abrechnungszeitraum beginnt. Die Abrechnungszeiträume für Heizkosten- und Nebenkostenabrechnungen sind in den meisten Fällen deckungsgleich.

Ein Abrechnungszeitraum muss nicht einem Kalenderjahr entsprechen. Er kann auch im laufenden Jahr beginnen. Häufig gilt als Abrechnungszeitraum jedoch ein Kalenderjahr. Ist das der Fall, endet er am 31. Dezember eines Jahres. Ihre Mieter müssen spätestens bis zum 31. Januar des Folgejahres die Heizkostenabrechnung erhalten. Deckt sich der Abrechnungszeitraum nicht mit einem Kalenderjahr, müssen Sie Ihren Mietern die Heizkostenabrechnung spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen.

Tipp: Es ist sinnvoll, die Heizkostenabrechnung möglichst schnell nach dem Ende eines Abrechnungszeitraums zu erstellen. Erhalten die Mieter die Heizkostenabrechnung zu spät, verlieren Sie Ihren Anspruch auf eine eventuelle Nachzahlung.

Mindestinhalte der Heizkostenabrechnung

Damit eine Heizkostenabrechnung rechtskräftig ist, muss sie mindestens die folgenden Angaben enthalten:

• Ihren Namen und den Namen der jeweiligen Mietpartei
• Abrechnungszeitraum
• Verteilerschlüssel
• beheizbare und beheizte Wohnfläche
• Zuordnung zu Nutzern und Erfassungsgeräten
• Nebenkosten für Gas, Öl, Fernwärme oder Strom mit den dazugehörigen Versorgern,
• Datum, Menge und Kosten
• Nebenkosten für Wartung und Reinigung der Heizungsanlage
• Kosten für Betriebsstrom
• Kosten für Schornsteinfeger
• Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung
• Mietkosten für Messgeräte wie Heizkostenverteiler oder Warmwasserzähler
• tatsächlichen Verbrauch
• bereits geleistete Vorauszahlungen
• Höhe der Nachzahlung oder Erstattung

Die Heizkostenabrechnung muss zusätzlich seit 1. Januar 2021 Angaben über Folgendes enthalten:

• Gesamte Energiekosten
• CO₂-Emissionen
• tatsächlichen Energiepreis
• Verbrauch im Vergleich zu Durchschnittsnutzern
• Vergleich zum Vorjahresverbrauch, auch abhängig vom Wetter

Die folgenden Kosten müssen Sie zwischen 50 und 70 Prozent nach gemessenem Verbrauch verteilen:

• Warmwasserversorgung und Wassererwärmung
• Kauf, Miete und Eichung von Messgeräten
• elektronische Versorgung der Heizungsanlage
• Brennstoffe und deren Lieferung
• Prüfung, Wartung, Pflege und Überwachung der Anlage
• Messungen
• Erstellung der Heizkostenabrechnung

Die restlichen Kosten können Sie verbrauchsunabhängig auf die Mieter umlegen. Als Grundlage können Sie die Quadratmeterzahl der Wohnfläche ansetzen.

Monatliche Informationen bei fernablesbaren Messgeräten

Sind fernablesbare Messgeräte in den Mietwohnungen installiert, müssen Sie Ihre Mieter monatlich über die Abrechnung oder den Verbrauch informieren. Wichtig sind Informationen über den Verbrauch in Kilowattstunden im letzten Monat. Zusätzlich muss ein Vergleich zum Vormonat sowie zum entsprechenden Monat des Vorjahres vorhanden sein.

Änderungen für Vermieter 2023

Als Vermieter müssen Sie aufgrund des Brennstoffemissionshandelsgesetzes einige Veränderungen bei der Heizkostenabrechnung beachten.

Das Brennstoffemissionshandelsgesetz schreibt vor, dass die CO₂-Abgabe nicht nur von den Mietern, sondern auch vom Vermieter zu tragen ist. Sie wird abhängig vom CO₂-Ausstoß pro Quadratmeter Wohnfläche aufgeteilt. Vermieter müssen bei Gebäuden mit einer schlechten Energiebilanz 95 Prozent der Kosten übernehmen. Die restlichen 5 Prozent gehen an die Mieter. Ist ein Gebäude hingegen außerordentlich energieeffizient, tragen die Mieter 100 Prozent der Kosten.

Weiterhin müssen Sie vom 1. März 2023 bis zum 30. April 2024 die Gaspreisbremse beachten. Der Preisdeckel bezieht sich auf 80 Prozent des geschätzten Jahresverbrauchs. Der gedeckelte Bruttopreis beträgt pro Kilowattstunde Gas 12 Cent und für Fernwärme 9,5 Cent. Für darüberhinausgehende Verbräuche gelten die Preise der aktuellen Lieferverträge.

Höhere Nebenkosten für 2023

Aufgrund der Inflation und der gestiegenen Energiepreise ist für 2023 mit deutlich höheren Nebenkosten zu rechnen. Schätzungen zufolge könnten sich die Nebenkosten pro Quadratmeter für 2023 durchschnittlich auf 6,40 Euro erhöhen. Um Ihre Mieter nicht mit zu hohen Nachzahlungen zu belasten, können Sie eine höhere Nebenkostenpauschale vereinbaren. Sie sind dazu nicht verpflichtet, doch sollten Sie das auf Wunsch Ihrer Mieter tun.

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