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Was ist eine Rechnungsvorlage?

Eine Rechnungsvorlage ist eine Vorlage zum schnellen und einfachen Erstellen von Rechnungen. Sie enthält bereits wichtige Bestandteile, die rechtlich notwendig sind, speichert wiederkehrende Daten und kann immer wieder verwendet werden.

Nach dem ersten Ausfüllen der Rechnungsvorlage brauchen bei jeder weiteren Rechnungsstellung nur noch die neuen Daten eingegeben zu werden. Das erspart Zeit und Arbeit. Außerdem werden keine wichtigen Details vergessen, da ein gutes Programm auf Lücken hinweist und im besten Fall auch die Rechnungsbeträge überprüft.

Für das erste Erstellen der Vorlage sollte sich der Handwerker allerdings Zeit nehmen, damit im Anschluss alles reibungslos läuft. Ist der eigene Briefkopf erstellt, das Firmenlogo eingefügt und sind alle relevanten Angaben wie zum Beispiel Steuernummer und Bankverbindung angelegt, wird das Erstellen von Rechnungen per Rechnungsvorlage fast schon nebenbei erledigt.

Rechnungsvorlage im Handwerk

Ein wichtiger Bestandteil jedes Auftrags, wenn nicht sogar der wichtigste, ist für den Handwerker die Rechnung an seinen Kunden. Denn ohne Rechnung bekommt er kein Geld. Aber jeder kennt es aus der Praxis: Schreibarbeit bleibt oft liegen. Es fehlt die Zeit und oft auch die Ruhe, Rechnungen korrekt zu erstellen, denn eine Rechnung muss einigen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Eine Rechnungsvorlage hilft dem Handwerker, seine Schreibarbeit schneller und effizienter zu erledigen. Ist die Vorlage einmal ausgefüllt mit Firmenadresse und wichtigen Angaben des Unternehmens wie Kontoverbindung und Umsatzsteueridentifikationsnummer, kann sie für jeden weiteren Auftrag wiederverwendet werden. Durch das Nutzen einer Rechnungsvorlage sehen alle Rechnungen des Unternehmens einheitlich aus, lassen sich ordentlich speichern, sortieren und ablegen.

Vorteile und Nachteile einer Rechnungsvorlage

Das Positive an der Verwendung einer Rechnungsvorlage ist für den Handwerker die große Zeitersparnis. Verwendet er ein gutes Programm zur Projektverwaltung, bietet ihm dieses auch eine Rechnungsvorlage zum Erstellen seiner Rechnungen an. Einmal mit den Basisangaben ausgefüllt, kann diese Vorlage immer wieder zum einfachen und schnellen Erstellen der Ausgangsrechnungen verwendet werden.

Der Handwerker kann dadurch sicher sein, dass keine relevanten Angaben fehlen und die Rechnung direkt an der richtigen Stelle im System abgelegt und archiviert wird. Per E-Mail wird das Schriftstück zudem kostensparend verschickt, aber auch ein Ausdrucken und Versand per Post ist selbstverständlich möglich.

Auch für den Kunden ist dieses Vorgehen positiv, da er seine Rechnung schneller erhalten kann und nicht lange auf diese Warten muss. Negative Auswirkungen wird der Handwerker beim Verwenden einer Rechnungsvorlage vermutlich nicht erleben.

Rechnungsvorlage in der Anwendung

Die Ausgangsrechnung ist ein elementarer Bestandteil des Unternehmens, denn durch die Ausgangsrechnungen werden die Einnahmen generiert. Dem Erstellen der Rechnungen sollte also eine angemessene Aufmerksamkeit zuteil werden, denn egal, wie die Rechnungen erstellt werden: Korrekt müssen diese in jedem Fall sein.

Wichtiger als der sogenannte Schreibkram ist dem Handwerker aber oft die zuverlässige Ausführung seiner Handwerkstätigkeit. Diese hat natürlich für die meisten Priorität, und Rechnungen werden dann auf die lange Bank geschoben. Gibt es im Betrieb keine andere Person, der das Erstellen der Rechnungen obliegt, muss der Handwerker sich regelmäßig die Zeit nehmen, seine beendeten Projekte auch buchhalterisch zu erfassen.

Eine Vorlage zur Rechnungserstellung vereinfacht diese Schreibarbeiten um ein Vielfaches. Digital lassen sich Teile des Angebots übernehmen oder das Angebot direkt in die Abschlussrechnung umwandeln, wenn es keine abweichenden Änderungen im Verlauf des Projekts gab. Per "Drag and Drop", also per Anklicken und Verschieben, können die ausgeführten Leistungen aus einem zuvor angelegten Produktkatalog in die Rechnung eingefügt werden. Nach der Erstellung hat der Handwerker die Wahl, sein Schreiben direkt per E-Mail an den Kunden weiterzuleiten oder auf dem Postweg zu verschicken.

Die Rechnung wird im System archiviert und als “gestellt” markiert, sodass das Programm im angegebenen Zahlungszeitraum auf den Zahlungseingang eingestellt ist. Erfolgt dieser nicht, wird der Handwerker auf die Möglichkeit der Mahnung hingewiesen. Die eigentliche Rechnungsvorlage kann, wie auch die Angebotsvorlage, bei der nächsten Rechnung an den nächsten Kunden wiederverwendet werden. Für viele Handwerker stellt die Benutzung einer Rechnungsvorlage eine hilfreiche Unterstützung dar, auf die sie nicht mehr verzichten wollen und können.

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