Diese Webseite verwendet Cookies. Durch die Nutzung der Webseite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Datenschutzinformationen
Ich stimme zu

Cloud-Software für mobile Dokumentenerstellung kostenlos testen

Ich akzeptiere die AGB

Ich akzeptiere die Datenschutzbestimmungen der Energieheld GmbH und willige in der Kontaktaufnahme per Telefon und E-Mail ein

Endet nach 30 Tagen automatisch

DSGVO konform

Keine versteckten Kosten

Mobile Dokumentenerstellung mit Cloud-Software


jetzt kostenlos testen

Mobile Dokumentenerstellung - so funktioniert's

Das Erstellen von Angeboten, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Baustellenberichten und Briefen sowie das Einholen von Auftragsbestätigungen oder das Bearbeiten und Archivieren von Lieferscheinen oder Bestellscheinen gehört zum Alltag eines jeden Handwerkers, der auf Baustellen tätig ist. Dabei entsteht meist eine große Menge an Papierkram, der teilweise vor Ort erstellt, mitgeführt und sortiert werden muss, um dann im Büro am Computer weiter bearbeitet und postalisch versendet oder archiviert zu werden. Das kostet einerseits viel Zeit, Arbeitskraft und damit Geld und andererseits ist diese Vorgehensweise störungsanfällig, z. B. wenn unterwegs Unterlagen verloren gehen.

Die hero Handwerkersoftware von Energieheld bietet hier eine digitale Problemlösung in Form der kostenlosen hero-App. Mit Hilfe der App-Funktion „Mobile Dokumentenerstellung” lassen sich diese Vorgänge spielend leicht per Smartphone erledigen: Die hero-App ermöglicht es, mit dem Smartphone vor Ort Dokument-Entwürfe zu erstellen, zu bearbeiten und zu finalisieren. Gleichzeitig werden die Dokumente in der Cloud zentral archiviert, sodass sie jederzeit von jedem Ort aus und unabhängig vom Gerät zugänglich und je nach Zugriffsrecht auch zu bearbeiten sind. Das spart sowohl Zeit als auch Arbeitskraft und somit Geld.

Bild: hero-App auf Handy

Einfügen und Entfernen von Artikeln

Mithilfe der App ist es möglich, Produkte und Arbeitsmaterialien sowie Dienstleistungen, die sich im Angebot des Handwerkers befinden, innerhalb der hero-App im Menü in einer Liste als Leistungen und Artikel einzeln anzulegen und zu speichern. Bei Bedarf lassen sich diese Artikel und Leistungen inklusive der dazugehörigen Preise dann als vorgefertigte Textbausteine von dort abrufen und spielend einfach in vorgefertigten Dokumentvorlagen wie etwa dem Baustellenbericht, einem Angebot, einer Rechnung oder einer der anderen Vorlagen einfügen. Auch das mehrfache Einfügen von Artikeln oder Leistungen ist möglich. Die Preise addieren sich dann automatisch zum Rechnungsbetrag zusammen. Wenn das Dokument vollständig ist, kann man es mit Hilfe der Unterschrift-Funktion auf dem Handydisplay unterschreiben und final als PDF erstellen.

Diese Dokumentvorlagen enthalten auch alle wichtigen Daten wie den Briefkopf, die Bankverbindung oder Rechnungsdetails. Sie können aber gegebenenfalls auch individuell angepasst werden. So kann der Handwerker z. B. Baustellenberichte oder andere Dokumente problemlos vor Ort entwerfen, final erstellen und geleistete Arbeiten durch Fotos im Foto-Upload der hero-App dokumentieren. Wenn das Dokument fertig erstellt ist, lässt es sich über das Handy synchronisieren. So steht es dann auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung. Dadurch entfällt der Papierkram vor Ort, ebenso wie das kostspielige da arbeits- und zeitintensive Einpflegen der Dokumente im Büro.

Bild: Artikel hinzufügen mit der hero-App auf dem Smartphone

Mobile Unterschrift

Das Leistungsspektrum der App-Funktion „Mobile Dokumentenerstellung” reicht allerdings noch weiter. So ist es zum Beispiel möglich, sich Baustellenberichte über geleistete Arbeitsschritte oder erledigte Aufträge vor Ort vom Auftraggeber quittieren zu lassen. Eine einfache Unterschrift des Auftraggebers auf dem Smartphone genügt hierzu völlig. Zu diesem Zweck bietet die hero-App die Möglichkeit, auf dem Display des Smartphones zu unterschreiben.

Eine weitere Nutzungsmöglichkeit dieser Funktion ist, nach Inaugenscheinnahme einer Baustelle vor Ort dem möglichen Auftraggeber ein Angebot zu erstellen und dieses mit der eigenen Unterschrift auf dem Smartphone verbindlich zu machen. Anschließend kann das Dokument dann finalisiert und direkt an den Kunden versendet werden. So ist man der Konkurrenz ohne App einen Schritt voraus.

Dokumente bearbeiten und finalisieren

Wenn nötig, kann man das Dokument im Entwurfsmodus auch später am heimischen Computer mit Hilfe des Dokumentenmanagements  weiter bearbeiten und danach finalisieren und versenden. Eine erneute Bearbeitung am Smartphone ist dann allerdings nicht mehr möglich. So ist der Handwerker in die Lage, sein Angebot im Bedarfsfall blitzschnell zu überarbeiten, erneut zu unterschreiben, zu finalisieren und zu versenden.

Bereits eingepflegte Artikel oder Dienstleistungen können, falls vom Auftraggeber nicht erwünscht, vor einer erneuten Versendung des Dokumentes wieder entfernt und der Preis entsprechend angepasst werden. Wer die App ausschließlich mobil nutzt, kann seine Angebote sogar unabhängig vom Aufenthaltsort bzw. noch auf der Baustelle überarbeiten, finalisieren und versenden.

Bild: Handydisplay zur Finalisierung des Dokuments

Weitere Nutzungsmöglichkeiten

Neben den schon erwähnten Nutzungsmöglichkeiten wie der Erstellung von Baustellenberichten und Angeboten gibt es weitere Anwendungsbereiche. So kann man z. B. den Briefverkehr mit der Kundschaft über die „Mobile Dokumentenerstellung” abwickeln. Außerdem kann man über die hero-App Reparaturaufträge Projekten zuordnen und sich Bestellscheine und Lieferscheine quittieren lassen.

Und auch unschöne aber in der Realität leider immer wieder vorkommende Ärgernisse wie nicht bezahlte Rechnungen lassen sich mithilfe der mobilen Dokumentenerstellung problemlos abarbeiten. Einfach die Rechnung in die Dokumentvorlage „Zahlungserinnerung” einfügen, ggf. individuell anpassen, auf dem Handy unterschreiben und versenden. Ein zeitraubender postalischer Schriftverkehr gehört so der Vergangenheit an.

Zugriffsrechte und interne Kommunikation

Eine weitere wichtige Funktion der hero-App ist die Steuerung von Zugriffsrechten der Mitarbeiter auf die einzelnen Funktionen und in der App hinterlegten Informationen. So kann zentral und differenziert eingestellt werden, auf welche Informationen die jeweiligen Mitarbeiter Zugriff erhalten. Auf diese Weise lässt sich die interne Kommunikation optimieren.

Die „Mobile Dokumentenerstellung” der hero-App bietet also viele nützliche Funktionen, die den Handwerksbetrieb in die Lage versetzen, vor Ort Dokumente zu entwerfen, zu bearbeiten und final zu erstellen, die in allen Entwicklungsstadien sofort zentral archiviert werden. So sinkt der Verwaltungsaufwand deutlich und der Arbeits- und Zeitaufwand sowie die Kosten hierfür gleich mit.

Ihre hero-Handwerkersoftware - jetzt erleben

Bild: Icon Handwerker Software Cloud

Kompletten Funktionsumfang
30 Tage testen

Bild: Icon individueller Demotermin

60 Minuten individueller
Demotermin

Bild: Icon kostenlos testen

Unverbindlich & kostenlos -
keine Kündigung notwendig

Das könnte Sie auch interessieren

Bild: hero Handwerkersoftware Preisübersicht

Preisübersicht zur Handwerkersoftware hero

Bild: Aktuelle Handwerkersoftware Vergleich

Aktuelle Handwerkersoftware im Vergleich

Bild: Handwerkersoftware hero Features

Die Features der Handwerkersoftware hero