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Finanzen im Handwerk mit Software verwalten


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Alle Finanzen verwalten

Häufig kommt die Finanzbuchhaltung in Handwerksunternehmen etwas zu kurz oder wird aus fehlendem Wissen komplett ausgelagert. Doch auch jeder Handwerksbetrieb kann auf Dauer nur überleben, wenn die Ausgaben die Einnahmen nicht regelmäßig übersteigen. Aus diesem Grund ist eine zuverlässige Kalkulation ebenso wichtig, wie eine gründliche Finanzbuchhaltung. Denn nur wer den Überblick über Leistungen und Finanzen behält, kann dauerhaft profitabel arbeiten.

In Verbindung mit anderen Funktionen unserer Handwerkersoftware hero haben Sie jederzeit den Überblick über alle Ihre Finanzen und Kundendaten, beispielsweise auch über Ihre Lieferanten. Selbstverständlich können Sie diese innerhalb der Software nicht nur einsehen, sondern auch verwalten und bearbeiten. Wichtige Belege, wie etwa Ein- und Ausgangsrechnungen können so übersichtlich archiviert und abgeglichen werden. Der Zahlungsverkehr, sowie die Belegzuordnung erfolgen dabei innerhalb der Software weitgehend automatisiert.

Bild: Aktenordner für Finanzen

Dokumente fotografieren

Da für Prozesse wie die Rechnungsstellung wichtige Dokumente und Pflichtangaben, wie etwa Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte benötigt werden, ist in unserer Handwerkersoftware eine Uploadfunktion enthalten. Hiermit können Sie Fotos von der Baustelle oder auch von unterwegs aus mit dem Smartphone oder Tablet aufnehmen und über die Software direkt hochladen, sodass der Versand von Bildern über WhatsApp entfällt.

So können Sie die verschiedensten Dokumente, die Sie für die Finanzbuchhaltung benötigen, wie etwa Bestell- und Lieferscheine oder diverse Belege abfotografieren und müssen diese nicht mehr im Büro einscannen. Das Programm ordnet die Bilder dann automatisiert dem richtigen Projekt zu und erspart Ihnen somit eine Menge Arbeit.

Mit DATEV-Schnittstelle

Um den Datenaustausch mit Ihrem Steuerberater zu erleichtern, ist eine DATEV-Schnittstelle an die Handwerkersoftware angebunden. Mit dieser Funktion können Sie Buchungsdaten an das Steuerbüro übergeben und erleichtern die Finanzbuchhaltung damit um ein Vielfaches. Meist werden ganze Datensätze, zum Beispiel Rechnungsdaten übermittelt. Dazu werden die jeweiligen Daten aus der Handwerkersoftware hero exportiert und direkt an das Steuerbüro übertragen, wo sie weiterverarbeitet werden.

Damit die Datenübergabe automatisch erfolgt, können Sie Emailvorlagen erstellen, die zusammen mit den jeweiligen Datensätzen etwa monatlich oder zum Quartalsende an den Steuerberater übermittelt werden. So können Sie sich sicher sein, dass die Daten stets korrekt übermittelt werden und sie es nicht vergessen.

Bild: DATEV Export in hero

Mahnwesen für Handwerker

Mahnungen sind auch im Handwerk immer ein schwieriges Thema, über das nicht gern gesprochen wird. Dabei gibt es die verschiedensten Gründe, aus denen ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt, der damit verbundene Mehraufwand und Ärger aber bleibt. Mit dem in unserer Handwerkersoftware integrierten Mahnwesen lassen sich Probleme dieser Art zwar nicht komplett vermeiden, aber durchaus minimieren.

Das Rechnungsprogramm von hero erkennt selbstständig Rechnungen, die noch nicht beglichen worden sind und über die von Ihnen bestimmten Fristen hinausgehen und schickt dann per Email automatisch zuvor festgelegte Zahlungserinnerungen an die Kunden heraus. Darüber hinaus lassen sich verschiedene Mahnstufen definieren, für welche sich jeweils andere Texte eingeben lassen. Die Software ermittelt dann nach zuvor festgelegten Kriterien, welche Mahnstufe zu welcher Rechnung gehört.

Bild: Mahnwesen mit hero

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